Os seus documentos passam a ser a base de cada resposta: Roona lembra-se deles, cruza-os e mostra sempre de onde vem a informação.
Uma IA de grande consumo conhece o mundo inteiro e nada da sua empresa. Nunca viu a sua tabela de preços, as suas cláusulas habituais, a ata da reunião de março. Roona parte do contrário. Coloca os seus ficheiros tal como estão, contratos, orçamentos, catálogos, tabelas, atas, e são lidos um a um. Cada documento entra na memória da sua empresa: a sua, não a de um modelo público. A partir daí, quando faz uma pergunta ou pede um texto, Roona não adivinha: vai buscar a passagem certa e indica-lhe o ficheiro de onde veio. É a diferença entre uma resposta que soa bem e uma resposta que está certa. E os seus ficheiros continuam seus: cifrados, alojados na Europa, nunca usados para treinar um modelo.
A informação raramente falta: está apenas numa pasta que ninguém abre. Pergunta «que prazo de pagamento combinámos com este cliente?» e Roona encontra a linha no contrato assinado. Acabou a busca no correio e nas pastas partilhadas.
Cada resposta chega com a sua fonte: o documento de onde saiu e a passagem utilizada. Não tem de acreditar na palavra de Roona, abre o original com um clique. Um orçamento, uma cláusula, um preço: nada nasce de uma invenção plausível.
Quando alguém entra na equipa não começa do zero: faz as perguntas a Roona e recebe a resposta da casa, com os documentos que a sustentam. O saber da empresa deixa de sair pela porta com quem parte, e a integração passa a ser muito mais curta.
Os do dia a dia: Word, Excel, PowerPoint, PDF, texto simples, além dos e-mails e dos respetivos anexos. Coloca o documento exatamente como está, sem mudar o nome nem o formato. Roona trata de o ler, de reter o que lá está e de o arrumar no sítio certo dentro da memória da sua empresa.
Não existe uma biblioteca ideal: há equipas que começam com um punhado de ficheiros e outras que despejam anos de arquivo. A memória cresce consigo e, quanto mais contexto tiver, mais precisas ficam as respostas. Comece pelo que consulta com mais frequência, preços, modelos de contrato, atas, e junte o resto ao longo do tempo.
Decide você. A memória organiza-se em espaços: um comercial, um de recursos humanos, um de direção. Cada pessoa só chega aos espaços que lhe dizem respeito e Roona nunca responde a partir de um documento que essa pessoa não pode ver. Nenhum dos seus ficheiros é lido por um humano do nosso lado.
Pertence-lhe. Os seus documentos continuam seus, cifrados e alojados na Europa, e nunca servem para treinar um modelo. Se terminar a subscrição, os documentos saem consigo e a memória é apagada. Nada do que colocou fica noutro lado nem beneficia seja quem for.