Esta política explica que dados pessoais são recolhidos quando utiliza o site roonaworks.com e o serviço RoonaWorks, porque o são, durante quanto tempo são conservados e como exercer os seus direitos. Foi escrita para ser lida por um dirigente de empresa, não apenas por um jurista. Qualquer questão pode ser colocada por e-mail para rgpd@roonaworks.com.
1. Quem trata os seus dados
O responsável pelo tratamento é a CLEO IA, sociedade por ações simplificada (société par actions simplifiée) com o capital de 1 000 euros, matriculada no Registo do Comércio e das Sociedades de Bourg-en-Bresse sob o número 995 370 319, com sede social em 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, França, e que explora o serviço sob a marca Roona. Número de IVA intracomunitário: FR16995370319. Representantes legais: Clément Thomas, presidente, e Théo Gouin-Pelletan, diretor-geral.
2. Os dados que recolhemos
Recolhemos apenas o que é necessário ao funcionamento do serviço. Estes dados dividem-se em cinco grandes categorias.
Dados de conta: nome, apelido, endereço de e-mail profissional, palavra-passe sob forma encriptada, língua e preferências de apresentação.
Dados da empresa: denominação social, setor de atividade, endereço do seu site, informações que preenche no arranque do serviço.
Conteúdos que nos confia: os documentos que carrega, as suas conversas com Roona, os seus ditados de voz, os ficheiros produzidos para si. Estes conteúdos são encriptados antes de saírem do seu navegador.
Dados de ligação a serviços terceiros: quando liga o seu e-mail, a sua agenda ou um programa profissional, os tokens de autorização necessários. Nunca temos acesso às suas palavras-passe da Google ou da Microsoft.
Dados técnicos e de faturação: registos de ligação, endereço IP, tipo de navegador, histórico de subscrição e de pagamento.
3. Porque os tratamos
Cada dado que recolhemos tem uma finalidade identificada.
Fornecer o serviço: criar a sua conta, produzir os seus documentos, encontrar a informação nos seus ficheiros, executar as tarefas que pede.
Gerir a sua subscrição: faturação, cobrança, envio de lembretes em caso de falta de pagamento, cumprimento das nossas obrigações contabilísticas.
Garantir a segurança: detetar tentativas de intrusão, prevenir a fraude, conservar um registo dos acessos.
Assistir e acompanhar: responder aos seus pedidos, formá-lo na ferramenta, corrigir as anomalias e melhorar o serviço.
Informá-lo: mensagens relacionadas com o funcionamento do serviço e, se tiver dado o seu consentimento, informações sobre as novidades.
4. Com que fundamento jurídico
Cada tratamento assenta num dos fundamentos jurídicos previstos pelo RGPD.
A execução do contrato que nos liga, para tudo o que diz respeito ao fornecimento do serviço e à faturação.
O seu consentimento, para os tratamentos opcionais: medição de audiência, comunicações comerciais, ligação de um serviço terceiro, clonagem de voz. Cada consentimento fica registado com data e hora e pode ser retirado a qualquer momento.
O nosso interesse legítimo, para a segurança do serviço e a prevenção da fraude.
As nossas obrigações legais, nomeadamente em matéria contabilística e de conservação das faturas.
5. Durante quanto tempo os conservamos
Aplicam-se os prazos de conservação seguintes.
Dados de conta e conteúdos confiados: durante toda a duração da sua subscrição. A eliminação da sua conta apaga os seus documentos, as suas conversas e o seu histórico, e destrói as chaves que permitiam lê-los.
Dados técnicos: os registos com mais de 180 dias são automaticamente anonimizados.
Documentos contabilísticos e faturas: conservados durante o prazo imposto pela lei francesa, ou seja, dez anos.
Dados de prospeção: até à retirada do seu consentimento e, o mais tardar, três anos após o último contacto.
Dados da conta e documentos: conservados durante a vigência da sua subscrição e eliminados após a rescisão ou a seu pedido, nos prazos previstos na lei.
6. Onde os seus dados são alojados
Os dados do serviço são alojados em servidores situados na União Europeia. O site roonaworks.com é servido a partir da infraestrutura Google Cloud, na Bélgica; a aplicação é alojada pela Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, Estados Unidos, em servidores situados na União Europeia. Os seus documentos não são guardados no site institucional: são encriptados no seu navegador e depois conservados na Europa. A sua autoridade de controlo é a CNIL.
7. Como os seus dados são protegidos
A proteção não assenta numa promessa, mas na arquitetura do serviço.
Os seus ficheiros são encriptados no seu navegador antes de serem enviados. Cada documento tem a sua própria chave.
A sua palavra-passe gera a chave de desencriptação: sem a sua autenticação, os seus conteúdos permanecem ilegíveis.
Cada cliente trabalha num espaço rigorosamente compartimentado, e o controlo de acesso é aplicado na própria base de dados, em cada consulta.
As ligações aos serviços terceiros utilizam o protocolo OAuth2 com segurança reforçada, sem nunca nos transmitir as suas palavras-passe.
A sua conta é bloqueada automaticamente após cinco tentativas de início de sessão falhadas, e os cookies de sessão são inacessíveis aos scripts da página.
8. Os nossos subcontratantes
Recorremos a um número limitado de prestadores, cada um vinculado por um contrato de subcontratação conforme ao RGPD. Nenhum dado é vendido a um terceiro, seja em que condições for.
Alojamento do site institucional: Vercel Inc., Estados Unidos.
Pagamento e faturação: Stripe.
Medição de audiência e gestão do consentimento: Google Tag Manager e Axeptio.
Fornecedores de modelos de inteligência artificial, utilizados ao abrigo de um contrato empresarial, que não têm o direito de reutilizar os seus conteúdos.
A lista nominativa dos subcontratantes, com o seu papel e o seu país, é comunicada a pedido através do endereço indicado na secção 13.
9. Os seus dados não servem para treinar modelos
Os documentos que confia a Roona servem para produzir a sua resposta, e para nada mais. Nunca são utilizados para treinar um modelo de inteligência artificial, nem por nós, nem pelos nossos prestadores. É um compromisso contratual, não uma opção que fosse preciso ir desativar algures.
10. Cookies e medição de audiência
O site utiliza cookies estritamente necessários ao seu funcionamento, que não exigem o seu acordo, e cookies de medição de audiência, colocados apenas após o seu consentimento. Um aviso de cookies permite-lhe aceitar, recusar ou escolher categoria a categoria, e voltar atrás nessa escolha a qualquer momento a partir do botão de gestão do consentimento. O detalhe dos cookies colocados, a sua finalidade e a sua duração podem ser consultados a qualquer momento a partir desse mesmo botão.
11. Os seus direitos e como os exercer
O RGPD reconhece-lhe, enquanto titular dos dados, direitos que aplicamos sem qualquer custo e no prazo máximo de um mês.
Direito de acesso: obter a cópia dos dados que detemos sobre si.
Direito de retificação: corrigir um dado inexato ou incompleto.
Direito ao apagamento: eliminar a sua conta e o seu conteúdo. A eliminação é real, e as chaves de desencriptação são destruídas juntamente com os ficheiros.
Direito de portabilidade: recuperar os seus dados num formato legível para os levar para outro lado.
Direito de oposição e de limitação: opor-se a um tratamento fundado no nosso interesse legítimo, ou pedir a sua suspensão.
Direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento, sem que isso ponha em causa o que foi feito antes.
Para exercer um destes direitos, escreva para rgpd@roonaworks.com indicando o seu pedido. Pode ser-lhe pedido um documento de identificação em caso de dúvida séria sobre a sua identidade.
12. Reclamação junto da CNIL
Se a nossa resposta não o satisfizer, pode apresentar uma reclamação junto da Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou através do site cnil.fr.
13. Contactar-nos
Para qualquer questão relativa aos seus dados pessoais: rgpd@roonaworks.com. Para qualquer outra questão: contact@roonaworks.com, ou por correio postal para 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, França.
14. Alteração desta política
Esta política evolui com o serviço e com a regulamentação aplicável. A data da última atualização figura no topo da página. Em caso de alteração importante das finalidades ou dos destinatários dos seus dados, será informado por correio eletrónico antes da sua entrada em vigor.