La presente informativa spiega quali dati personali vengono raccolti quando utilizzate il sito roonaworks.com e il servizio RoonaWorks, perché vengono raccolti, per quanto tempo vengono conservati e come esercitare i vostri diritti. È scritta per essere letta da chi dirige un’impresa, non soltanto da un giurista. Per qualsiasi domanda potete scrivere all’indirizzo rgpd@roonaworks.com.
1. Chi tratta i vostri dati
Il titolare del trattamento è CLEO IA, société par actions simplifiée (SAS) di diritto francese con capitale sociale di 1.000 euro, iscritta al Registro del Commercio e delle Società di Bourg-en-Bresse con il numero 995 370 319, con sede legale in 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Francia, che gestisce il servizio con il marchio Roona. Partita IVA intracomunitaria: FR16995370319. Rappresentanti legali: Clément Thomas, presidente, e Théo Gouin-Pelletan, direttore generale.
2. I dati che raccogliamo
Raccogliamo soltanto ciò che è necessario al funzionamento del servizio. Questi dati rientrano in cinque categorie.
Dati dell’account: nome, cognome, indirizzo email professionale, password conservata in forma cifrata, lingua e preferenze di visualizzazione.
Dati dell’impresa: ragione sociale, settore di attività, indirizzo del vostro sito internet, informazioni che inserite voi durante la messa in servizio.
Contenuti che ci affidate: i documenti che caricate, le vostre conversazioni con Roona, le vostre dettature vocali, i file prodotti per voi. Questi contenuti vengono cifrati prima di lasciare il vostro browser.
Dati di connessione ai servizi terzi: quando collegate la vostra casella di posta, la vostra agenda o un software gestionale, i token di autorizzazione necessari. Non abbiamo mai accesso alle vostre password Google o Microsoft.
Dati tecnici e di fatturazione: log di connessione, indirizzo IP, tipo di browser, cronologia dell’abbonamento e dei pagamenti.
3. Perché li trattiamo
Ogni dato ha una finalità identificata.
Fornire il servizio: creare il vostro account, produrre i vostri documenti, ritrovare le informazioni nei vostri file, eseguire i compiti che ci richiedete.
Gestire il vostro abbonamento: fatturazione, incasso, sollecito in caso di mancato pagamento, rispetto dei nostri obblighi contabili.
Garantire la sicurezza: rilevare i tentativi di intrusione, prevenire le frodi, conservare una traccia degli accessi.
Assistere e accompagnare: rispondere alle vostre richieste, formarvi all’uso dello strumento, correggere le anomalie e migliorare il servizio.
Informarvi: messaggi legati al funzionamento del servizio e, se avete dato il vostro consenso, informazioni sulle novità del servizio.
4. Su quale base giuridica
Ogni trattamento si fonda su una delle basi giuridiche previste dal GDPR.
L’esecuzione del contratto che ci lega, per tutto ciò che riguarda la fornitura del servizio e la fatturazione.
Il vostro consenso, per i trattamenti facoltativi: misurazione dell’audience, comunicazioni commerciali, collegamento di un servizio terzo, clonazione della voce. Ogni consenso è registrato con data e ora e può essere revocato in qualsiasi momento.
Il nostro legittimo interesse, per la sicurezza del servizio e la prevenzione delle frodi.
I nostri obblighi di legge, in particolare in materia contabile e di conservazione delle fatture.
5. Per quanto tempo li conserviamo
Si applicano le durate seguenti.
Dati dell’account e contenuti affidati: per tutta la durata del vostro abbonamento. La cancellazione del vostro account elimina i vostri documenti, le vostre conversazioni e la vostra cronologia, e distrugge le chiavi che permettevano di leggerli.
Dati tecnici: i log di connessione più vecchi di 180 giorni vengono anonimizzati automaticamente.
Documenti contabili e fatture: conservati per la durata imposta dalla legge francese, ossia dieci anni.
Dati di prospezione commerciale: fino alla revoca del vostro consenso, e al più tardi tre anni dopo l’ultimo contatto.
Dati dell’account e documenti: conservati per la durata dell’abbonamento, poi cancellati dopo la disdetta o su vostra richiesta, nei termini previsti dalla legge.
6. Dove sono ospitati i vostri dati
I dati del servizio sono ospitati su server situati nell’Unione europea. Il sito roonaworks.com è servito dall’infrastruttura Google Cloud, in Belgio; l’applicazione è ospitata da Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, Stati Uniti, su server situati nell’Unione europea. I vostri documenti non sono conservati sul sito vetrina: vengono cifrati nel vostro browser e poi conservati su server in Europa. La vostra autorità di controllo è la CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati.
7. Come sono protetti i vostri dati
La protezione non si fonda su una promessa, ma sull’architettura stessa del servizio.
I vostri file vengono cifrati nel vostro browser prima di essere inviati. Ogni documento ha la propria chiave di cifratura.
La vostra password genera la chiave di decifratura: senza la vostra autenticazione, i vostri contenuti restano illeggibili.
Ogni cliente opera in uno spazio rigorosamente compartimentato, e il controllo degli accessi è applicato nel database stesso, a ogni richiesta.
I collegamenti ai servizi terzi utilizzano il protocollo OAuth2 con sicurezza rafforzata, senza mai trasmetterci le vostre password.
Il vostro account viene bloccato automaticamente dopo cinque tentativi di accesso falliti, e i cookie di sessione sono inaccessibili agli script della pagina.
8. I nostri responsabili del trattamento
Ci avvaliamo di un numero limitato di fornitori esterni, ciascuno vincolato da un contratto di nomina a responsabile del trattamento conforme al GDPR. Nessun dato viene venduto a terzi, a nessuna condizione.
Hosting del sito vetrina: Vercel Inc., Stati Uniti.
Pagamenti e fatturazione: Stripe.
Misurazione dell’audience e gestione del consenso: Google Tag Manager e Axeptio.
Fornitori di modelli di intelligenza artificiale, utilizzati nell’ambito di un contratto aziendale, che non hanno il diritto di riutilizzare i vostri contenuti.
L’elenco nominativo dei responsabili del trattamento, con il loro ruolo e il loro paese, è comunicato su richiesta all’indirizzo indicato nella sezione 13.
9. I vostri dati non servono ad addestrare modelli
I documenti che affidate a Roona servono a produrre la vostra risposta, e a nient’altro. Non vengono mai utilizzati per addestrare un modello di intelligenza artificiale, né da noi né dai nostri fornitori. È un impegno contrattuale, non un’opzione che dovreste andare a disattivare da qualche parte.
10. Cookie e misurazione dell’audience
Il sito utilizza cookie strettamente necessari al suo funzionamento, che non richiedono il vostro consenso, e cookie di misurazione dell’audience, installati soltanto dopo il vostro consenso. Un banner vi permette di accettare, di rifiutare o di scegliere categoria per categoria, e di tornare su questa scelta in qualsiasi momento dal pulsante di gestione del consenso. Il dettaglio dei cookie installati, la loro finalità e la loro durata sono consultabili in qualsiasi momento dallo stesso pulsante.
11. I vostri diritti e come esercitarli
Il GDPR vi riconosce dei diritti, che applichiamo senza alcun costo ed entro un mese dalla richiesta.
Diritto di accesso: ottenere la copia dei dati che deteniamo su di voi.
Diritto di rettifica: correggere un dato inesatto o incompleto.
Diritto alla cancellazione: eliminare il vostro account e il suo contenuto. La cancellazione è reale, e le chiavi di decifratura vengono distrutte insieme ai file.
Diritto alla portabilità: recuperare i vostri dati in un formato leggibile per portarli altrove.
Diritto di opposizione e di limitazione: opporvi a un trattamento fondato sul nostro legittimo interesse, o chiederne la sospensione.
Diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento, senza che ciò rimetta in discussione quanto è stato fatto prima.
Per esercitare uno di questi diritti, scrivete a rgpd@roonaworks.com precisando chiaramente la vostra richiesta. In caso di dubbio serio sulla vostra identità, potrà esservi chiesto un documento d’identità.
12. Reclamo alla CNIL
Se la nostra risposta non vi soddisfa, potete presentare un reclamo all’autorità di controllo, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Francia, oppure dal sito cnil.fr.
13. Contattarci
Per qualsiasi domanda relativa ai vostri dati personali: rgpd@roonaworks.com. Per qualsiasi altra domanda: contact@roonaworks.com, oppure per posta ordinaria all’indirizzo 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Francia.
14. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa evolve con il servizio e con la normativa. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in cima a questa pagina. In caso di modifica sostanziale delle finalità o dei destinatari dei vostri dati, ne sarete informati via email prima della sua entrata in vigore.