Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens worden verzameld wanneer u de website roonaworks.com en de dienst RoonaWorks gebruikt, waarom dat gebeurt, hoe lang ze worden bewaard en hoe u uw rechten uitoefent. Ze is geschreven om door een ondernemer gelezen te worden, niet alleen door een jurist. Met elke vraag kunt u terecht bij rgpd@roonaworks.com.
1. Wie uw gegevens verwerkt
De verwerkingsverantwoordelijke is CLEO IA, société par actions simplifiée (SAS) naar Frans recht met een maatschappelijk kapitaal van € 1.000, ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister van Bourg-en-Bresse onder nummer 995 370 319, met statutaire zetel te 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Frankrijk, die de dienst exploiteert onder het merk Roona. Btw-identificatienummer: FR16995370319. Wettelijke vertegenwoordigers: Clément Thomas, voorzitter, en Théo Gouin-Pelletan, algemeen directeur.
2. De gegevens die wij verzamelen
Wij verzamelen uitsluitend wat nodig is voor de werking van de dienst. Deze gegevens vallen in vijf categorieën.
Accountgegevens: naam, voornaam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord in versleutelde vorm, taal en weergavevoorkeuren.
Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, sector, adres van uw website, informatie die u invult bij de ingebruikname.
Inhoud die u ons toevertrouwt: de documenten die u uploadt, uw gesprekken met Roona, uw spraakdictaten, de bestanden die voor u worden gemaakt. Deze inhoud wordt versleuteld voordat ze uw browser verlaat.
Verbindingsgegevens voor diensten van derden: wanneer u uw e-mail, uw agenda of uw bedrijfssoftware koppelt, de daarvoor benodigde autorisatietokens. Wij hebben nooit toegang tot uw Google- of Microsoft-wachtwoorden.
Technische en factuurgegevens: verbindingslogboeken, IP-adres, browsertype, abonnements- en betalingsgeschiedenis.
3. Waarom wij ze verwerken
Elk gegeven heeft een vastgesteld doel.
De dienst leveren: uw account aanmaken, uw documenten maken, informatie in uw bestanden terugvinden, de taken uitvoeren die u vraagt.
Uw abonnement beheren: facturatie, incasso, herinnering bij niet-betaling, naleving van onze boekhoudkundige verplichtingen.
De beveiliging waarborgen: inbraakpogingen opsporen, fraude voorkomen, een spoor van de toegangen bewaren.
Ondersteunen en begeleiden: uw vragen beantwoorden, u wegwijs maken in de tool, storingen verhelpen en de dienst verbeteren.
U informeren: berichten over de werking van de dienst en, als u daarmee hebt ingestemd, informatie over nieuwe functies.
4. Op welke rechtsgrond
Elke verwerking berust op een van de grondslagen waarin de AVG voorziet.
De uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons, voor alles wat de levering van de dienst en de facturatie betreft.
Uw toestemming, voor de optionele verwerkingen: bezoekersstatistieken, commerciële communicatie, koppeling van een dienst van derden, stemklonen. Elke toestemming krijgt een tijdstempel en kan op elk moment worden ingetrokken.
Ons gerechtvaardigd belang, voor de beveiliging van de dienst en het voorkomen van fraude.
Onze wettelijke verplichtingen, met name op het gebied van boekhouding en het bewaren van facturen.
5. Hoe lang wij ze bewaren
De volgende termijnen gelden.
Accountgegevens en toevertrouwde inhoud: gedurende de hele looptijd van uw abonnement. Het verwijderen van uw account wist uw documenten, uw gesprekken en uw geschiedenis, en vernietigt de sleutels waarmee ze gelezen konden worden.
Technische gegevens: logboeken ouder dan 180 dagen worden automatisch geanonimiseerd.
Boekhoudkundige documenten en facturen: bewaard gedurende de termijn die de Franse wet voorschrijft, namelijk tien jaar.
Prospectiegegevens: tot u uw toestemming intrekt, en uiterlijk drie jaar na het laatste contact.
Accountgegevens en documenten: bewaard zolang uw abonnement loopt en daarna verwijderd na opzegging of op uw verzoek, binnen de wettelijke termijnen.
6. Waar uw gegevens worden gehost
De gegevens van de dienst worden gehost op servers in de Europese Unie. De website roonaworks.com wordt geleverd vanaf de Google Cloud-infrastructuur in België; de applicatie wordt gehost door Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, Verenigde Staten, op servers in de Europese Unie. Uw documenten worden niet op de website opgeslagen: ze worden in uw browser versleuteld en vervolgens in Europa bewaard. Uw toezichthoudende autoriteit is de CNIL, de Franse gegevensbeschermingsautoriteit.
7. Hoe uw gegevens worden beschermd
De bescherming berust niet op een belofte, maar op de architectuur van de dienst.
Uw bestanden worden in uw browser versleuteld voordat ze worden verzonden. Elk document heeft zijn eigen sleutel.
Uw wachtwoord genereert de ontsleutelingssleutel: zonder uw authenticatie blijft uw inhoud onleesbaar.
Elke klant werkt in een strikt afgeschermde omgeving, en de toegangscontrole wordt bij elke aanvraag toegepast in de database zelf.
De koppelingen met diensten van derden gebruiken het OAuth2-protocol met verhoogde beveiliging, zonder dat uw wachtwoorden ooit aan ons worden doorgegeven.
Uw account wordt automatisch vergrendeld na vijf mislukte inlogpogingen, en de sessiecookies zijn ontoegankelijk voor de scripts van de pagina.
8. Onze verwerkers
Wij doen een beroep op een beperkt aantal dienstverleners, elk gebonden door een verwerkersovereenkomst conform de AVG. Er worden onder geen enkele voorwaarde gegevens aan derden verkocht.
Hosting van de website: Vercel Inc., Verenigde Staten.
Betaling en facturatie: Stripe.
Bezoekersstatistieken en toestemmingsbeheer: Google Tag Manager en Axeptio.
Leveranciers van modellen voor kunstmatige intelligentie, gebruikt onder een zakelijk contract, die uw inhoud niet mogen hergebruiken.
De lijst met de namen van de verwerkers, met hun rol en land, wordt op verzoek verstrekt via het adres in sectie 13.
9. Uw gegevens dienen niet om modellen te trainen
De documenten die u aan Roona toevertrouwt, dienen om uw antwoord te maken, en nergens anders voor. Ze worden nooit gebruikt om een model voor kunstmatige intelligentie te trainen, niet door ons en niet door onze dienstverleners. Dat is een contractuele verbintenis, geen optie die u ergens zou moeten uitvinken.
10. Cookies en bezoekersstatistieken
De website gebruikt cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan, waarvoor uw toestemming niet vereist is, en cookies voor bezoekersstatistieken, die pas na uw toestemming worden geplaatst. Via een banner kunt u accepteren, weigeren of per categorie kiezen, en u kunt die keuze op elk moment herzien via de knop voor toestemmingsbeheer. De details van de geplaatste cookies, hun doel en hun levensduur kunt u op elk moment via diezelfde knop raadplegen.
11. Uw rechten en hoe u ze uitoefent
De AVG kent u rechten toe die wij kosteloos en binnen een maand toepassen.
Recht op inzage: een kopie krijgen van de gegevens die wij over u bewaren.
Recht op rectificatie: een onjuist of onvolledig gegeven laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing: uw account en de inhoud ervan verwijderen. De verwijdering is daadwerkelijk, en de ontsleutelingssleutels worden samen met de bestanden vernietigd.
Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens in een leesbaar formaat ophalen om ze elders mee naartoe te nemen.
Recht van bezwaar en recht op beperking: bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, of vragen om die te bevriezen.
Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan wat daarvoor is gebeurd.
Om een van deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar rgpd@roonaworks.com met een omschrijving van uw verzoek. Bij ernstige twijfel over uw identiteit kan om een identiteitsbewijs worden gevraagd.
12. Klacht bij de CNIL
Als ons antwoord u niet tevredenstelt, kunt u een klacht indienen bij de Franse Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, of via de website cnil.fr.
13. Contact opnemen
Voor elke vraag over uw persoonsgegevens: rgpd@roonaworks.com. Voor elke andere vraag: contact@roonaworks.com, of per post naar 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Frankrijk.
14. Wijziging van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring evolueert mee met de dienst en de regelgeving. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan de pagina. Bij een belangrijke wijziging van de doeleinden of de ontvangers van uw gegevens wordt u daarover per e-mail geïnformeerd voordat ze van kracht wordt.