Cette politique explique quelles données personnelles sont collectées quand vous utilisez le site roonaworks.com et le service RoonaWorks, pourquoi elles le sont, combien de temps elles sont conservées, et comment exercer vos droits. Elle est écrite pour être lue par un dirigeant, pas seulement par un juriste. Toute question peut être posée à rgpd@roonaworks.com.
1. Qui traite vos données
Le responsable du traitement est CLEO IA, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bourg-en-Bresse sous le numéro 995 370 319, dont le siège social est situé 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, France, et qui exploite le service sous la marque Roona. Numéro de TVA intracommunautaire : FR16995370319. Représentants légaux : Clément Thomas, président, et Théo Gouin-Pelletan, directeur général.
2. Les données que nous collectons
Nous collectons uniquement ce qui est nécessaire au fonctionnement du service. Ces données se rangent en cinq catégories.
Données de compte : nom, prénom, adresse électronique professionnelle, mot de passe sous forme chiffrée, langue et préférences d’affichage.
Données d’entreprise : raison sociale, secteur d’activité, adresse de votre site internet, informations que vous renseignez lors de la mise en service.
Contenus que vous confiez : les documents que vous déposez, vos conversations avec Roona, vos dictées vocales, les fichiers produits pour vous. Ces contenus sont chiffrés avant de quitter votre navigateur.
Données de connexion aux services tiers : lorsque vous reliez votre messagerie, votre agenda ou un logiciel métier, les jetons d’autorisation nécessaires. Nous n’avons jamais accès à vos mots de passe Google ou Microsoft.
Données techniques et de facturation : journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur, historique d’abonnement et de paiement.
3. Pourquoi nous les traitons
Chaque donnée a une finalité identifiée.
Fournir le service : créer votre compte, produire vos documents, retrouver l’information dans vos fichiers, exécuter les tâches que vous demandez.
Gérer votre abonnement : facturation, encaissement, relance en cas d’impayé, respect de nos obligations comptables.
Assurer la sécurité : détecter les tentatives d’intrusion, prévenir la fraude, conserver une trace des accès.
Assister et accompagner : répondre à vos demandes, vous former à l’outil, corriger les anomalies et améliorer le service.
Vous informer : messages liés au fonctionnement du service, et, si vous y avez consenti, informations sur les nouveautés.
4. Sur quelle base légale
Chaque traitement repose sur l’un des fondements prévus par le RGPD.
L’exécution du contrat qui nous lie, pour tout ce qui relève de la fourniture du service et de la facturation.
Votre consentement, pour les traitements optionnels : mesure d’audience, communications commerciales, connexion d’un service tiers, clonage de voix. Chaque consentement est horodaté et peut être retiré à tout moment.
Notre intérêt légitime, pour la sécurité du service et la prévention de la fraude.
Nos obligations légales, notamment en matière comptable et de conservation des factures.
5. Combien de temps nous les gardons
Les durées suivantes s’appliquent.
Données de compte et contenus confiés : pendant toute la durée de votre abonnement. La suppression de votre compte efface vos documents, vos conversations et votre historique, et détruit les clés qui permettaient de les lire.
Données techniques : les journaux de plus de 180 jours sont automatiquement anonymisés.
Documents comptables et factures : conservés pendant la durée imposée par la loi française, soit dix ans.
Données de prospection : jusqu’au retrait de votre consentement, et au plus tard trois ans après le dernier contact.
Données du compte et documents : conservés pendant la durée de votre abonnement, puis supprimés après la résiliation ou sur votre demande, dans les délais prévus par la loi.
6. Où vos données sont hébergées
Les données du service sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Le site roonaworks.com est servi depuis l’infrastructure Google Cloud, en Belgique ; l’application est hébergée par Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, États-Unis, sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Vos documents ne sont pas stockés sur le site vitrine : ils sont chiffrés dans votre navigateur, puis conservés en Europe. Votre autorité de contrôle est la CNIL.
7. Comment vos données sont protégées
La protection ne repose pas sur une promesse, mais sur l’architecture du service.
Vos fichiers sont chiffrés dans votre navigateur avant d’être envoyés. Chaque document possède sa propre clé.
Votre mot de passe génère la clé de déchiffrement : sans votre authentification, vos contenus restent illisibles.
Chaque client évolue dans un espace strictement cloisonné, et le contrôle d’accès est appliqué dans la base de données elle même, à chaque requête.
Les connexions aux services tiers utilisent le protocole OAuth2 avec sécurité renforcée, sans jamais nous transmettre vos mots de passe.
Votre compte est verrouillé automatiquement après cinq tentatives de connexion infructueuses, et les cookies de session sont inaccessibles aux scripts de la page.
8. Nos sous-traitants
Nous faisons appel à un nombre limité de prestataires, chacun lié par un contrat de sous-traitance conforme au RGPD. Aucune donnée n’est vendue à un tiers, à aucune condition.
Hébergement du site vitrine : Vercel Inc., États-Unis.
Paiement et facturation : Stripe.
Mesure d’audience et gestion du consentement : Google Tag Manager et Axeptio.
Fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle, utilisés sous contrat entreprise, qui n’ont pas le droit de réutiliser vos contenus.
La liste nominative des sous-traitants, avec leur rôle et leur pays, est communiquée sur demande à l’adresse indiquée à la section 13.
9. Vos données ne servent pas à entraîner des modèles
Les documents que vous confiez à Roona servent à produire votre réponse, et à rien d’autre. Ils ne sont jamais utilisés pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle, ni par nous, ni par nos prestataires. C’est un engagement contractuel, pas une option qu’il faudrait aller décocher quelque part.
10. Cookies et mesure d’audience
Le site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, qui ne demandent pas votre accord, et des cookies de mesure d’audience, déposés uniquement après votre consentement. Un bandeau vous permet d’accepter, de refuser ou de choisir catégorie par catégorie, et de revenir sur ce choix à tout moment depuis le bouton de gestion du consentement. Le détail des cookies déposés, leur finalité et leur durée de vie sont consultables à tout moment depuis ce même bouton.
11. Vos droits et comment les exercer
Le RGPD vous reconnaît des droits que nous appliquons sans frais et dans un délai d’un mois.
Droit d’accès : obtenir la copie des données que nous détenons sur vous.
Droit de rectification : corriger une donnée inexacte ou incomplète.
Droit à l’effacement : supprimer votre compte et son contenu. La suppression est réelle, et les clés de déchiffrement sont détruites avec les fichiers.
Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format lisible pour les emporter ailleurs.
Droit d’opposition et de limitation : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, ou en demander le gel.
Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant.
Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à rgpd@roonaworks.com en précisant votre demande. Une pièce d’identité peut vous être demandée en cas de doute sérieux sur votre identité.
12. Réclamation auprès de la CNIL
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou depuis le site cnil.fr.
13. Nous contacter
Pour toute question relative à vos données personnelles : rgpd@roonaworks.com. Pour toute autre question : contact@roonaworks.com, ou par courrier au 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, France.
14. Modification de cette politique
Cette politique évolue avec le service et la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important sur les finalités ou les destinataires de vos données, vous en serez informé par courrier électronique avant son entrée en vigueur.