Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, wenn Sie die Website roonaworks.com und den Dienst RoonaWorks nutzen, zu welchem Zweck das geschieht, wie lange sie gespeichert werden und wie Sie Ihre Rechte ausüben. Sie ist so geschrieben, dass ein Geschäftsführer sie lesen kann, nicht nur ein Jurist. Fragen richten Sie jederzeit an rgpd@roonaworks.com.
1. Wer Ihre Daten verarbeitet
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist CLEO IA, société par actions simplifiée (SAS) französischen Rechts mit einem Stammkapital von 1.000 Euro, eingetragen im Handels- und Gesellschaftsregister von Bourg-en-Bresse unter der Nummer 995 370 319, mit Sitz in 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Frankreich, die den Dienst unter der Marke Roona betreibt. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: FR16995370319. Vertretungsberechtigte: Clément Thomas, Präsident, und Théo Gouin-Pelletan, Geschäftsführer.
2. Welche Daten wir erheben
Wir erheben nur, was für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Diese Daten lassen sich in fünf Kategorien einteilen.
Kontodaten: Name, Vorname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort in verschlüsselter Form, Sprache und Anzeigeeinstellungen.
Unternehmensdaten: Firmenname, Branche, Adresse Ihrer Website, Angaben, die Sie bei der Einrichtung machen.
Inhalte, die Sie uns anvertrauen: die Dokumente, die Sie hochladen, Ihre Unterhaltungen mit Roona, Ihre Sprachdiktate, die für Sie erzeugten Dateien. Diese Inhalte werden verschlüsselt, bevor sie Ihren Browser verlassen.
Verbindungsdaten zu Drittdiensten: Wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach, Ihren Kalender oder eine Branchensoftware verbinden, die dafür erforderlichen Autorisierungstoken. Auf Ihre Google- oder Microsoft-Passwörter haben wir zu keinem Zeitpunkt Zugriff.
Technische Daten und Abrechnungsdaten: Verbindungsprotokolle, IP-Adresse, Browsertyp, Abonnement- und Zahlungshistorie.
3. Wozu wir sie verarbeiten
Jede Datenart hat einen festgelegten Zweck.
Bereitstellung des Dienstes: Ihr Konto anlegen, Ihre Dokumente erstellen, Informationen in Ihren Dateien wiederfinden, die Aufgaben ausführen, die Sie anfordern.
Verwaltung Ihres Abonnements: Rechnungsstellung, Zahlungseinzug, Mahnung bei Zahlungsverzug, Erfüllung unserer buchhalterischen Pflichten.
Sicherheit: Einbruchsversuche erkennen, Betrug verhindern, Zugriffe nachvollziehbar protokollieren.
Support und Begleitung: Ihre Anfragen beantworten, Sie im Umgang mit dem Werkzeug schulen, Fehler beheben und den Dienst verbessern.
Information: Nachrichten zum Betrieb des Dienstes und, sofern Sie eingewilligt haben, Informationen zu Neuerungen.
4. Auf welcher Rechtsgrundlage
Jede Verarbeitung stützt sich auf eine der in der DSGVO vorgesehenen Rechtsgrundlagen.
Die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns, für alles, was die Bereitstellung des Dienstes und die Abrechnung betrifft.
Ihre Einwilligung, für die optionalen Verarbeitungen: Reichweitenmessung, Werbekommunikation, Verbindung eines Drittdienstes, Stimmklonen. Jede Einwilligung wird mit Zeitstempel erfasst und kann jederzeit widerrufen werden.
Unser berechtigtes Interesse, für die Sicherheit des Dienstes und die Betrugsprävention.
Unsere rechtlichen Verpflichtungen, insbesondere in Bezug auf die Buchführung und die Aufbewahrung von Rechnungen.
5. Wie lange wir sie aufbewahren
Es gelten folgende Fristen.
Kontodaten und anvertraute Inhalte: für die gesamte Dauer Ihres Abonnements. Mit der Löschung Ihres Kontos werden Ihre Dokumente, Ihre Unterhaltungen und Ihr Verlauf gelöscht und die Schlüssel vernichtet, mit denen sie lesbar waren.
Technische Daten: Protokolle, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch anonymisiert.
Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen: Aufbewahrung für die vom französischen Recht vorgeschriebene Dauer, also zehn Jahre.
Daten zur Kundenwerbung: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, spätestens jedoch drei Jahre nach dem letzten Kontakt.
Kontodaten und Dokumente: werden für die Dauer Ihres Abonnements aufbewahrt und nach der Kündigung oder auf Ihren Wunsch innerhalb der gesetzlichen Fristen gelöscht.
6. Wo Ihre Daten gehostet werden
Die Daten des Dienstes werden auf Servern in der Europäischen Union gehostet. Die Website roonaworks.com wird über die Google-Cloud-Infrastruktur in Belgien bereitgestellt; die Anwendung wird von Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, auf Servern in der Europäischen Union gehostet. Ihre Dokumente werden nicht auf der Website gespeichert: Sie werden in Ihrem Browser verschlüsselt und anschließend in Europa aufbewahrt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die französische CNIL.
7. Wie Ihre Daten geschützt werden
Der Schutz beruht nicht auf einem Versprechen, sondern auf der Architektur des Dienstes.
Ihre Dateien werden in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie gesendet werden. Jedes Dokument hat seinen eigenen Schlüssel.
Ihr Passwort erzeugt den Entschlüsselungsschlüssel: Ohne Ihre Anmeldung bleiben Ihre Inhalte unlesbar.
Jeder Kunde arbeitet in einem strikt abgeschotteten Bereich, und die Zugriffskontrolle wird in der Datenbank selbst durchgesetzt, bei jeder einzelnen Abfrage.
Die Verbindungen zu Drittdiensten nutzen das Protokoll OAuth2 mit erhöhter Sicherheit, ohne dass uns Ihre Passwörter jemals übermittelt werden.
Ihr Konto wird nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen automatisch gesperrt, und die Sitzungscookies sind für die Skripte der Seite nicht zugänglich.
8. Unsere Auftragsverarbeiter
Wir arbeiten mit einer begrenzten Zahl von Dienstleistern, die jeweils durch einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden sind. Keine Daten werden an Dritte verkauft, unter keinen Umständen.
Hosting der Website: Vercel Inc., USA.
Zahlung und Rechnungsstellung: Stripe.
Reichweitenmessung und Einwilligungsverwaltung: Google Tag Manager und Axeptio.
Anbieter von KI-Modellen, die im Rahmen von Unternehmensverträgen genutzt werden und Ihre Inhalte nicht wiederverwenden dürfen.
Die namentliche Liste der Auftragsverarbeiter mit Rolle und Land wird auf Anfrage über die in Abschnitt 13 genannte Adresse mitgeteilt.
9. Ihre Daten dienen nicht dem Training von Modellen
Die Dokumente, die Sie Roona anvertrauen, dienen dazu, Ihre Antwort zu erzeugen, und sonst nichts. Sie werden nie zum Training eines KI-Modells verwendet, weder von uns noch von unseren Dienstleistern. Das ist eine vertragliche Verpflichtung, keine Option, die man irgendwo erst abwählen müsste.
10. Cookies und Reichweitenmessung
Die Website verwendet Cookies, die für ihren Betrieb zwingend erforderlich sind und keiner Einwilligung bedürfen, sowie Cookies zur Reichweitenmessung, die nur nach Ihrer Einwilligung gesetzt werden. Über ein Banner können Sie annehmen, ablehnen oder Kategorie für Kategorie auswählen und diese Entscheidung jederzeit über die Schaltfläche zur Einwilligungsverwaltung ändern. Die Einzelheiten zu den gesetzten Cookies, ihrem Zweck und ihrer Speicherdauer können jederzeit über dieselbe Schaltfläche eingesehen werden.
11. Ihre Rechte und wie Sie sie ausüben
Die DSGVO räumt Ihnen Betroffenenrechte ein, die wir kostenlos und innerhalb eines Monats umsetzen.
Recht auf Auskunft: eine Kopie der Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben.
Recht auf Berichtigung: eine unrichtige oder unvollständige Angabe korrigieren lassen.
Recht auf Löschung: Ihr Konto und seinen Inhalt löschen. Die Löschung ist endgültig, und die Entschlüsselungsschlüssel werden zusammen mit den Dateien vernichtet.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem lesbaren Format erhalten, um sie anderswo mitzunehmen.
Widerspruchsrecht und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: einer Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses widersprechen oder ihre Einschränkung verlangen.
Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an rgpd@roonaworks.com und nennen Sie Ihr Anliegen. Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität kann ein Identitätsnachweis verlangt werden.
12. Beschwerde bei der CNIL
Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, können Sie eine Beschwerde bei der französischen Datenschutzbehörde einreichen, der Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Frankreich, oder über die Website cnil.fr.
13. Kontakt
Für alle Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten: rgpd@roonaworks.com. Für alle anderen Fragen: contact@roonaworks.com oder per Post an 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Frankreich.
14. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung entwickelt sich mit dem Dienst und der Rechtslage weiter. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben auf der Seite. Bei wesentlichen Änderungen der Zwecke oder der Empfänger Ihrer Daten werden Sie vor deren Inkrafttreten per E-Mail informiert.