Esta política explica qué datos personales se recogen cuando utiliza el sitio roonaworks.com y el servicio RoonaWorks, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer sus derechos. Está redactada para que la lea un empresario, no solo un jurista. Puede plantear cualquier pregunta en rgpd@roonaworks.com.
1. Quién trata sus datos
El responsable del tratamiento es CLEO IA, société par actions simplifiée (SAS) de derecho francés con un capital de 1.000 euros, inscrita en el Registro Mercantil (Registre du Commerce et des Sociétés) de Bourg-en-Bresse con el número 995 370 319, con domicilio social en 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Francia, y que explota el servicio bajo la marca Roona. Número de IVA intracomunitario: FR16995370319. Representantes legales: Clément Thomas, presidente, y Théo Gouin-Pelletan, director general.
2. Los datos que recogemos
Solo recogemos lo necesario para el funcionamiento del servicio. Estos datos se agrupan en cinco categorías.
Datos de la cuenta: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico profesional, contraseña en forma cifrada, idioma y preferencias de visualización.
Datos de la empresa: razón social, sector de actividad, dirección de su sitio web, información que facilita durante la puesta en marcha.
Contenidos que nos confía: los documentos que sube, sus conversaciones con Roona, sus dictados de voz, los archivos producidos para usted. Estos contenidos se cifran antes de salir de su navegador.
Datos de conexión a servicios de terceros: cuando vincula su correo, su agenda o un programa de gestión, los tokens de autorización necesarios. Nunca tenemos acceso a sus contraseñas de Google o de Microsoft.
Datos técnicos y de facturación: registros de conexión, dirección IP, tipo de navegador, historial de suscripción y de pagos.
3. Por qué los tratamos
Cada dato tiene una finalidad identificada.
Prestar el servicio: crear su cuenta, producir sus documentos, localizar la información en sus archivos, ejecutar las tareas que nos pide.
Gestionar su suscripción: facturación, cobro, reclamación en caso de impago, cumplimiento de nuestras obligaciones contables.
Garantizar la seguridad: detectar los intentos de intrusión, prevenir el fraude, conservar un registro de los accesos.
Asistir y acompañar: responder a sus solicitudes, formarle en la herramienta, corregir las anomalías y mejorar el servicio.
Informarle: mensajes relacionados con el funcionamiento del servicio y, si ha dado su consentimiento, información sobre las novedades.
4. Con qué base jurídica
Cada tratamiento se basa en uno de los fundamentos previstos por el RGPD.
La ejecución del contrato que nos vincula, para todo lo relativo a la prestación del servicio y a la facturación.
Su consentimiento, para los tratamientos opcionales: medición de audiencia, comunicaciones comerciales, conexión de un servicio de terceros, clonación de voz. Cada consentimiento queda registrado con fecha y hora y puede retirarse en cualquier momento.
Nuestro interés legítimo, para la seguridad del servicio y la prevención del fraude.
Nuestras obligaciones legales, en particular en materia contable y de conservación de las facturas.
5. Durante cuánto tiempo los conservamos
Se aplican los siguientes plazos.
Datos de la cuenta y contenidos confiados: durante toda la vigencia de su suscripción. La supresión de su cuenta borra sus documentos, sus conversaciones y su historial, y destruye las claves que permitían leerlos.
Datos técnicos: los registros de más de 180 días se anonimizan automáticamente.
Documentos contables y facturas: se conservan durante el plazo que impone la ley francesa, es decir, diez años.
Datos de prospección comercial: hasta que retire su consentimiento y, como máximo, tres años después del último contacto.
Datos de la cuenta y documentos: se conservan mientras dure su suscripción y se eliminan tras la baja o a petición suya, en los plazos previstos por la ley.
6. Dónde se alojan sus datos
Los datos del servicio se alojan en servidores situados en la Unión Europea. El sitio web roonaworks.com se sirve desde la infraestructura de Google Cloud, en Bélgica; la aplicación está alojada por Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, Estados Unidos, en servidores situados en la Unión Europea. Sus documentos no se almacenan en el sitio web corporativo: se cifran en su navegador y después se conservan en Europa. Su autoridad de control es la CNIL, la autoridad francesa de protección de datos.
7. Cómo se protegen sus datos
La protección no se basa en una promesa, sino en la arquitectura del servicio.
Sus archivos se cifran en su navegador antes de enviarse. Cada documento tiene su propia clave.
Su contraseña genera la clave de descifrado: sin su autenticación, sus contenidos permanecen ilegibles.
Cada cliente trabaja en un espacio estrictamente compartimentado, y el control de acceso se aplica en la propia base de datos, en cada consulta.
Las conexiones a servicios de terceros utilizan el protocolo OAuth2 con seguridad reforzada, sin transmitirnos nunca sus contraseñas.
Su cuenta se bloquea automáticamente tras cinco intentos de conexión fallidos, y las cookies de sesión son inaccesibles para los scripts de la página.
8. Nuestros encargados del tratamiento
Recurrimos a un número limitado de proveedores, cada uno vinculado por un contrato de encargo del tratamiento conforme al RGPD. Ningún dato se vende a terceros, bajo ninguna condición.
Alojamiento del sitio web corporativo: Vercel Inc., Estados Unidos.
Pago y facturación: Stripe.
Medición de audiencia y gestión del consentimiento: Google Tag Manager y Axeptio.
Proveedores de modelos de inteligencia artificial, utilizados bajo contrato de empresa, que no tienen derecho a reutilizar sus contenidos.
La lista nominativa de los encargados del tratamiento, con su función y su país, se facilita previa solicitud en la dirección indicada en la sección 13.
9. Sus datos no se utilizan para entrenar modelos
Los documentos que confía a Roona sirven para producir su respuesta, y para nada más. Nunca se utilizan para entrenar un modelo de inteligencia artificial, ni por nuestra parte ni por la de nuestros proveedores. Es un compromiso contractual, no una opción que haya que ir a desmarcar en algún sitio.
10. Cookies y medición de audiencia
El sitio utiliza cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento, que no requieren su consentimiento, y cookies de medición de audiencia, que solo se instalan tras su consentimiento. Un banner le permite aceptar, rechazar o elegir categoría por categoría, y cambiar esa elección en cualquier momento desde el botón de gestión del consentimiento. El detalle de las cookies instaladas, su finalidad y su duración puede consultarse en cualquier momento desde ese mismo botón.
11. Sus derechos y cómo ejercerlos
El RGPD le reconoce, como interesado, una serie de derechos que aplicamos sin coste y en el plazo de un mes.
Derecho de acceso: obtener una copia de los datos que tenemos sobre usted.
Derecho de rectificación: corregir un dato inexacto o incompleto.
Derecho de supresión: eliminar su cuenta y su contenido. La supresión es real, y las claves de descifrado se destruyen junto con los archivos.
Derecho a la portabilidad: recuperar sus datos en un formato legible para llevárselos a otro sitio.
Derecho de oposición y de limitación: oponerse a un tratamiento basado en nuestro interés legítimo, o pedir que se congele.
Derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a lo realizado con anterioridad.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, escriba a rgpd@roonaworks.com precisando su solicitud. Se le podrá pedir un documento de identidad en caso de duda seria sobre su identidad.
12. Reclamación ante la CNIL
Si nuestra respuesta no le satisface, puede presentar una reclamación ante la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL, autoridad de control francesa), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Francia, o desde el sitio cnil.fr.
13. Contacto
Para cualquier pregunta relativa a sus datos personales: rgpd@roonaworks.com. Para cualquier otra pregunta: contact@roonaworks.com, o por correo postal a 374 E Route de Charmeil, 01340 Attignat, Francia.
14. Modificación de esta política
Esta política evoluciona con el servicio y con la normativa. La fecha de la última actualización figura en la parte superior de la página. En caso de cambio importante en las finalidades o en los destinatarios de sus datos, se le informará por correo electrónico antes de su entrada en vigor.