I suoi documenti diventano la base di ogni risposta: Roona li ricorda, li confronta e le mostra sempre da dove arriva l’informazione.
Un’IA di largo consumo conosce il mondo intero e niente della sua azienda. Non ha mai visto il suo listino né il verbale della riunione di marzo. Roona parte dal contrario. Lei carica i file così come sono, contratti, preventivi, cataloghi, listini, verbali, e Roona li legge uno per uno. Ogni documento entra nella memoria della sua azienda: la sua, non quella di un modello pubblico. Da quel momento, quando pone una domanda o chiede un testo, non tira a indovinare: recupera il passaggio giusto e le indica il file da cui proviene. È la differenza tra una risposta che sembra giusta e una che lo è. E i suoi file restano suoi: cifrati, ospitati in Europa, mai usati per addestrare un modello.
L’informazione raramente manca: è solo in una cartella che nessuno apre. Lei chiede «quale termine di pagamento abbiamo concordato con questo cliente?» e Roona trova la riga nel contratto firmato. Basta frugare tra le mail e le cartelle condivise.
Ogni risposta arriva con la sua fonte: il documento da cui proviene e il passaggio usato. Non deve credere a Roona sulla parola, apre l’originale con un clic. Un preventivo, una clausola, un prezzo: nulla nasce da un’invenzione plausibile.
Quando qualcuno entra nel team non riparte da zero: chiede a Roona e ottiene la risposta di casa, con i documenti a sostegno. Il sapere dell’azienda non se ne va più insieme a chi lascia il posto, e l’inserimento diventa molto più rapido.
Quelli di tutti i giorni: Word, Excel, PowerPoint, PDF, testo semplice, oltre alle email e ai loro allegati. Carichi il documento così com’è, senza rinominarlo né riformattarlo. Roona si occupa di leggerlo, di trattenerne il contenuto e di archiviarlo al posto giusto nella memoria della sua azienda.
Non esiste una biblioteca ideale: certi team iniziano con una manciata di file, altri versano anni di archivio. La memoria cresce con lei e più contesto contiene, più le risposte sono precise. Cominci da ciò che consulta più spesso, listini, modelli di contratto, verbali, poi aggiunga il resto strada facendo.
Decide lei. La memoria è organizzata in spazi: uno commerciale, uno per le risorse umane, uno per la direzione. Ognuno accede solo agli spazi che lo riguardano e Roona non risponde mai partendo da un documento che quella persona non può vedere. Nessuno dei suoi file viene letto da un essere umano da parte nostra.
È sua. I suoi documenti restano suoi, cifrati e ospitati in Europa, e non vengono mai usati per addestrare un modello. Se interrompe l’abbonamento, i documenti se ne vanno con lei e la memoria viene cancellata. Nulla di ciò che ha caricato resta altrove o va a vantaggio di qualcun altro.