Uw documenten worden de basis van elk antwoord: Roona onthoudt ze, legt de verbanden en laat altijd zien waar de informatie vandaan komt.
Een AI voor het grote publiek kent de hele wereld en niets van uw bedrijf. Uw prijslijst heeft die nooit gezien, uw vaste clausules evenmin. Roona begint aan de andere kant. U zet uw bestanden er gewoon in, contracten, offertes, catalogi, prijslijsten, verslagen, en alles wordt stuk voor stuk gelezen. Elk document komt in het geheugen van uw bedrijf terecht: het uwe, niet dat van een publiek model. Stelt u daarna een vraag of vraagt u een tekst, dan volgt er geen gok: de juiste passage wordt opgehaald, met het bestand waar die vandaan komt. Dat is het verschil tussen een antwoord dat goed klinkt en een antwoord dat klopt. En uw bestanden blijven van u: versleuteld, in Europa gehost, nooit gebruikt om een model te trainen.
De informatie ontbreekt zelden, ze zit alleen in een map die niemand opent. U vraagt “welke betaaltermijn hebben we met deze klant afgesproken?” en Roona vindt de regel in het getekende contract. Geen gespit meer in mailboxen en gedeelde mappen.
Elk antwoord komt met zijn bron: het document waaruit het komt en de gebruikte passage. U hoeft niets op goed geloof aan te nemen, u opent het origineel met één klik. Een offerte, een clausule, een tarief: niets komt uit een geloofwaardig verzinsel.
Wie het team binnenkomt, begint niet bij nul: hij stelt zijn vragen aan Roona en krijgt het antwoord van het huis, met de documenten erachter. De kennis van het bedrijf loopt niet langer de deur uit met wie vertrekt, en inwerken duurt korter.
De alledaagse: Word, Excel, PowerPoint, PDF, gewone tekst, en ook e-mails met hun bijlagen. U zet het document erin precies zoals het is, zonder hernoemen en zonder opmaakwerk. Roona zorgt voor het lezen, onthoudt wat erin staat en bergt het op de juiste plek op in het geheugen van uw bedrijf.
Er bestaat geen ideale bibliotheek: sommige teams beginnen met een handvol bestanden, andere storten jaren aan archief. Het geheugen groeit met u mee, en hoe meer context erin zit, hoe scherper de antwoorden worden. Begin met wat u het vaakst raadpleegt, tarieven, contractmodellen, verslagen, en vul de rest gaandeweg aan.
Dat bepaalt u. Het geheugen is verdeeld in ruimtes: een voor verkoop, een voor personeelszaken, een voor de directie. Iedereen komt alleen bij de ruimtes die hem aangaan, en Roona antwoordt nooit op basis van een document dat iemand niet mag zien. Geen van uw bestanden wordt bij ons door een mens gelezen.
Het is van u. Uw documenten blijven de uwe, versleuteld en in Europa gehost, en ze worden nooit gebruikt om een model te trainen. Stopt u uw abonnement, dan gaan uw documenten met u mee en wordt het geheugen verwijderd. Niets van wat u hebt toegevoegd blijft elders achter of komt iemand anders ten goede.