Sus documentos se convierten en la base de cada respuesta: Roona los recuerda, los contrasta y siempre le muestra de dónde sale la información.
Una IA de gran consumo conoce el mundo entero y nada de su empresa. No ha visto su tarifa, sus cláusulas habituales, el acta de la reunión de marzo. Roona parte de lo contrario. Usted sube sus archivos tal cual, contratos, presupuestos, catálogos, tarifas, actas, y Roona los lee uno a uno. Cada documento entra en la memoria de su empresa: la suya, no la de un modelo público. A partir de ahí, cuando pregunta o le pide redactar, no adivina: busca el pasaje que corresponde y le indica de qué archivo procede. Esa es la diferencia entre una respuesta que suena bien y una que lo es. Y sus archivos siguen siendo suyos: cifrados, alojados en Europa, nunca usados para entrenar un modelo.
La información casi nunca falta: está en una carpeta que nadie abre. Usted pregunta «¿qué plazo de pago acordamos con este cliente?» y Roona encuentra la línea en el contrato firmado. Se acabó rebuscar en el correo y en las carpetas compartidas.
Cada respuesta llega con su fuente: el documento del que sale y el pasaje utilizado. No tiene que creer a Roona por su palabra, abre el original en un clic. Un presupuesto, una cláusula, una tarifa: nada nace de una invención verosímil.
Cuando alguien entra en el equipo no empieza de cero: pregunta a Roona y obtiene la respuesta de la casa, con los documentos que la respaldan. El saber de la empresa deja de irse con quien se marcha, y la incorporación es mucho más corta.
Los del día a día: Word, Excel, PowerPoint, PDF, texto simple, además de los correos y sus archivos adjuntos. Usted sube el documento tal como está, sin renombrarlo ni darle otro formato. Roona se encarga de leerlo, de retener su contenido y de guardarlo en el sitio correcto dentro de la memoria de su empresa.
No existe una biblioteca ideal: algunos equipos empiezan con un puñado de archivos y otros vuelcan años de histórico. La memoria crece con usted, y cuanto más contexto contiene, más precisas son las respuestas. Empiece por lo que consulta más a menudo, tarifas, modelos de contrato, actas, y añada el resto sobre la marcha.
Lo decide usted. La memoria se organiza en espacios: uno comercial, uno de recursos humanos, uno de dirección. Cada persona solo accede a los espacios que le corresponden, y Roona nunca responde a partir de un documento que esa persona no tiene derecho a ver. Ninguno de sus archivos lo lee una persona de nuestro lado.
Es suya. Sus documentos siguen siendo suyos, cifrados y alojados en Europa, y nunca sirven para entrenar un modelo. Si deja la suscripción, sus documentos se van con usted y la memoria se borra. Nada de lo que ha subido se queda en otro sitio ni beneficia a nadie más.