Vos documents deviennent la base de chaque réponse : Roona s’en souvient, les recoupe et vous montre toujours d’où vient l’information.
Une IA grand public connaît le monde entier, mais rien de votre entreprise : ni votre grille tarifaire, ni vos clauses habituelles, ni le compte rendu de la réunion de mars. Roona part de l’inverse. Vous déposez vos fichiers en vrac, contrats, devis, catalogues, tarifs, comptes rendus, et Roona les lit un par un. Chaque document rejoint la mémoire de votre entreprise : la vôtre, pas celle d’un modèle public. Ensuite, quand vous posez une question ou demandez un texte, rien n’est deviné : Roona va chercher le passage concerné et vous indique le fichier dont il vient. C’est la différence entre une réponse qui sonne juste et une réponse qui l’est. Et vos fichiers restent les vôtres : chiffrés, hébergés en Europe, jamais utilisés pour entraîner un modèle.
Vous demandez : Quel délai de paiement avons-nous accordé à la mairie de Cluny l’an dernier ?
Roona livre : La réponse en une phrase, avec le nom du contrat et le passage exact d’où elle vient. Vous ouvrez l’original en un clic si vous voulez vérifier.
Vous demandez : Prépare la réponse à la boulangerie Perrin : ils demandent nos conditions de livraison habituelles.
Roona livre : La réponse reprend vos conditions telles qu’elles sont dans vos documents, avec le nom du contrat d’où elles viennent, pour que la réponse au client soit la bonne du premier coup.
Vous demandez : Résume-moi ce que nous avons déjà fait pour ce client.
Roona livre : Un résumé dans l’ordre du temps, tiré de vos comptes rendus, courriers et contrats : ce qui a été fait, quand, par qui, et ce qui restait en suspens.
Vous demandez : Quelles sont nos conditions d’annulation ?
Roona livre : Le passage de vos conditions générales, cité tel quel, avec le nom du document et sa version, pour que la réponse au client soit la bonne du premier coup.
Vous demandez : Prépare l’intégration de Julie, qui arrive lundi.
Roona livre : Une note qui reprend ce que vos documents disent de vos méthodes, de vos outils et de vos clients principaux, avec les fichiers à lire en premier.
La bonne information est rarement introuvable : elle est juste dans un dossier que personne n’ouvre. Vous demandez « quel délai de paiement avons-nous accordé à ce client ? », Roona retrouve la ligne dans le contrat signé. Fini la fouille dans les mails et les dossiers partagés.
Chaque réponse arrive avec sa source : le nom du document et le passage utilisé. Vous n’avez pas à croire Roona sur parole, vous ouvrez l’original en un clic. Un devis, une clause, un tarif : rien ne sort d’une invention plausible.
Quand quelqu’un rejoint l’équipe, il ne repart pas de zéro : il pose ses questions à Roona et obtient les réponses de la maison, avec les documents à l’appui. Le savoir de l’entreprise ne part plus avec celui qui s’en va, et la prise de poste est plus courte.
Les fichiers du quotidien : Word, Excel, PowerPoint, PDF, textes simples, ainsi que les emails et leurs pièces jointes. Vous déposez le document tel qu’il est, sans le renommer ni le reformater. Roona se charge de le lire, d’en retenir le contenu et de le ranger au bon endroit dans la mémoire de votre entreprise.
Il n’y a pas de bibliothèque idéale : certaines équipes commencent avec une poignée de fichiers, d’autres versent des années d’archives. La mémoire grandit avec vous, et plus elle contient de contexte, plus les réponses sont précises. Commencez par ce que vous consultez le plus souvent, tarifs, modèles de contrat, comptes rendus, puis ajoutez le reste au fil de l’eau.
Vous décidez. La mémoire s’organise en espaces : un espace commercial, un espace ressources humaines, un espace direction. Chacun n’accède qu’aux espaces qui le concernent, et Roona ne répond jamais à partir d’un document auquel la personne n’a pas droit. Aucun de vos fichiers n’est lu par un humain chez nous.
Elle vous appartient. Vos documents restent les vôtres, chiffrés et hébergés en Europe, et ils ne servent jamais à entraîner un modèle. Si vous arrêtez votre abonnement, vos documents restent les vôtres, et la suppression de votre compte efface tout. Rien de ce que vous avez déposé ne reste ailleurs ni ne profite à quelqu’un d’autre.