Usted dice qué hay que recordar y cuándo: Roona redacta el mensaje, lo programa, lo envía en el momento justo y le informa.
Un presupuesto enviado la semana pasada, una factura que ha pasado su vencimiento sin que nadie lo note, una cita que nadie ha confirmado: esos mensajes nunca son difíciles de escribir, solo son difíciles de recordar. Roona se ocupa de ellos. Usted le dice qué hay que seguir y con qué ritmo, y Roona redacta, programa, envía y le cuenta lo que se ha movido. Cada mensaje se apoya en la memoria de su empresa, así que lleva el presupuesto correcto, el importe correcto, el plazo correcto y la persona correcta, citando el documento del que sale. Y usted manda de principio a fin: nada sale sin su visto bueno mientras no decida lo contrario.
Usted envía una propuesta y pasa la semana. Roona detecta el presupuesto sin respuesta, prepara un recordatorio breve que repite el importe, la fecha y lo que se ofrecía, y se lo pone delante. Una palabra suya y sale.
Un vencimiento pasado no necesita un mensaje seco. Roona escribe el recordatorio de pago con su tono, con el número de factura, el importe pendiente y el enlace al documento, y prevé un segundo envío si el silencio continúa.
Confirmación la víspera, acta al día siguiente, punto de control a los quince días: usted describe la secuencia una vez, Roona la monta y la repite con cada cliente nuevo, sin que usted tenga que pensarlo otra vez.
La secuencia se para. En cuanto llega una respuesta al hilo, Roona retiene los mensajes que quedaban programados y le avisa, con el mensaje del cliente y el expediente al que pertenece. Usted toma el relevo: contestar usted mismo, pedirle un borrador de respuesta o programar un nuevo aviso si la conversación se queda a medias.
Se lo dice en una frase, como se lo diría a un asistente: «para los recordatorios del expediente Duval». Todo lo que estaba programado desaparece al instante. También puede pausar todos sus seguimientos mientras está de vacaciones, o suspender solo uno y dejar que los demás sigan su curso.
El que usted acepte, y ni uno más. Por defecto no sale nada sin su validación: usted lee el mensaje, cambia una palabra si quiere y envía. El día en que una secuencia le convenza del todo, puede dejar que salga sola, y volver atrás cuando quiera.
Sí: Roona trabaja dentro de sus herramientas Office y de los correos profesionales más habituales. Los mensajes salen de su dirección, con su firma, y aparecen en sus elementos enviados como si los hubiera escrito usted. Sus intercambios siguen cifrados, alojados en Europa, nunca leídos por una persona y nunca usados para entrenar un modelo.