U zegt waaraan herinnerd moet worden en wanneer: Roona schrijft het bericht, plant het, verstuurt het op het juiste moment en koppelt terug.
Een offerte van vorige week, een factuur waarvan de termijn ongemerkt verstreken is, een afspraak die niemand heeft bevestigd: zulke berichten zijn nooit moeilijk om te schrijven, ze zijn alleen moeilijk om te onthouden. Roona neemt ze van u over. U geeft aan waaraan herinnerd moet worden en in welk ritme, en Roona schrijft, plant, verstuurt en koppelt terug over wat er beweegt. Elk bericht steunt op het geheugen van uw bedrijf en noemt daarom de juiste offerte, het juiste bedrag, de juiste termijn en de juiste contactpersoon, met vermelding van het dossier. En u houdt van begin tot eind de regie: zonder uw akkoord gaat er niets weg, tenzij u dat zelf anders beslist.
U stuurt een voorstel en dan gaat de week voorbij. Roona ziet de offerte zonder antwoord, maakt een korte herinnering klaar die het bedrag, de datum en het aanbod nog eens noemt, en legt hem aan u voor. Eén woord van u en hij gaat weg.
Een verstreken termijn vraagt niet om een kille toon. Roona schrijft de betalingsherinnering in uw stijl, met het factuurnummer, het openstaande bedrag en de link naar het document, en plant meteen een tweede bericht als het stil blijft.
Bevestiging de dag ervoor, verslag de dag erna, een tussenstand na twee weken: u beschrijft de reeks één keer, Roona zet hem op en herhaalt hem bij elke nieuwe klant, zonder dat u er nog aan hoeft te denken.
Dan stopt de reeks. Zodra er een antwoord binnenkomt in het gesprek, houdt Roona de nog geplande berichten tegen en laat u dat weten, met het bericht van de klant en het bijbehorende dossier. Daarna bepaalt u: zelf antwoorden, een concept vragen, of later opnieuw herinneren als het gesprek blijft hangen.
U zegt het in één zin, zoals u het tegen een assistent zou zeggen: ‘stop de herinneringen in het dossier Duval’. Alles wat gepland stond, verdwijnt meteen. U kunt ook al uw herinneringen pauzeren terwijl u met vakantie bent, of er één stilzetten en de rest gewoon laten doorlopen.
Precies zo groot als u toestaat, en geen greintje meer. Standaard gaat er niets weg zonder uw akkoord: u leest het bericht, verandert desnoods een woord en verstuurt het. Zodra een reeks u helemaal bevalt, mag ze vanzelf lopen, en u kunt dat op elk moment weer terugdraaien.
Ja: Roona werkt in uw Office-programma’s en in de gangbare zakelijke mailboxen. De berichten vertrekken vanaf uw eigen adres, met uw handtekening, en staan daarna in uw verzonden items alsof u ze zelf had geschreven. Uw correspondentie blijft versleuteld, in Europa gehost, nooit door een mens gelezen en nooit gebruikt om een model te trainen.