Lei dice cosa sollecitare e quando: Roona scrive il messaggio, lo programma, lo invia al momento giusto e le riferisce tutto.
Un preventivo mandato la settimana scorsa, una fattura arrivata a scadenza senza che nessuno se ne accorga, un appuntamento che nessuno ha confermato: questi messaggi non sono mai difficili da scrivere, sono solo difficili da ricordare. Se ne occupa Roona. Lei le dice cosa sollecitare e con che ritmo, e Roona scrive, programma, invia e le racconta che cosa si è mosso. Ogni messaggio si appoggia alla memoria della sua azienda, quindi riporta il preventivo giusto, l’importo giusto, la scadenza giusta e la persona giusta, citando il documento da cui viene. E il comando resta suo dall’inizio alla fine: senza il suo via libera non parte nulla, finché non decide diversamente.
Lei manda una proposta, poi passa la settimana. Roona individua il preventivo senza risposta, prepara un sollecito breve che ricorda l’importo, la data e che cosa era stato offerto, e glielo mette davanti. Una parola da parte sua e parte.
Una scadenza superata non ha bisogno di un messaggio secco. Roona scrive il sollecito di pagamento con il suo tono, con numero della fattura, importo ancora aperto e link al documento, e prevede un secondo invio se il silenzio continua.
Conferma il giorno prima, resoconto il giorno dopo, punto di aggiornamento dopo quindici giorni: lei descrive la sequenza una volta sola, Roona la imposta e la ripete con ogni nuovo cliente, senza che lei debba ripensarci.
La sequenza si ferma. Appena arriva una risposta sul filo della conversazione, Roona trattiene i messaggi ancora programmati e la avvisa, con il messaggio del cliente e la pratica a cui appartiene. Poi decide lei: rispondere di persona, chiederle una bozza di risposta oppure programmare un nuovo sollecito più avanti.
Glielo dice in una frase, come lo direbbe a un assistente: «ferma i solleciti sulla pratica Duval». Tutto quello che era programmato sparisce subito. Può anche mettere in pausa tutti i suoi solleciti mentre è in ferie, oppure sospenderne uno solo e lasciare che gli altri seguano il loro corso.
Quello che accetta lei, e non uno di più. Per impostazione predefinita non parte nulla senza la sua approvazione: legge il messaggio, cambia una parola se vuole, invia. Il giorno in cui una sequenza la convince davvero, può lasciarla partire da sola e tornare indietro quando preferisce.
Sì: Roona lavora dentro i suoi strumenti Office e nelle caselle di posta aziendali più diffuse. I messaggi partono dal suo indirizzo, con la sua firma, e restano nella posta inviata come se li avesse scritti lei. Gli scambi restano cifrati, ospitati in Europa, mai letti da una persona e mai usati per addestrare un modello.