Sie sagen, woran erinnert werden soll und wann: Roona schreibt die Nachricht, plant sie, verschickt sie zum richtigen Zeitpunkt und berichtet Ihnen.
Ein Angebot von letzter Woche, eine Rechnung, deren Frist still verstrichen ist, ein Termin, den niemand bestätigt hat: Solche Nachrichten sind nie schwer zu schreiben, sie sind nur schwer zu behalten. Roona nimmt sie Ihnen ab. Sie sagen, woran erinnert werden soll und in welchem Rhythmus, und Roona schreibt, plant, verschickt und berichtet Ihnen, was sich bewegt hat. Jede Nachricht stützt sich auf das Gedächtnis Ihres Unternehmens und nennt deshalb das richtige Angebot, den richtigen Betrag, die richtige Frist und den richtigen Ansprechpartner, samt Quelle aus Ihrer Ablage. Und Sie behalten von Anfang bis Ende die Kontrolle: Ohne Ihr Ja geht nichts hinaus, solange Sie es nicht anders entscheiden.
Sie schicken ein Angebot, dann vergeht die Woche. Roona erkennt das Angebot ohne Antwort, bereitet eine kurze Erinnerung vor, die Betrag, Datum und Inhalt noch einmal nennt, und legt sie Ihnen vor. Ein Wort von Ihnen, und sie geht raus.
Eine überschrittene Frist braucht keinen schroffen Ton. Roona schreibt die Zahlungserinnerung in Ihrer Sprache, mit Rechnungsnummer, offenem Betrag und Link zum Dokument, und plant gleich eine zweite Nachricht, falls es still bleibt. Sie sehen jederzeit, welche Nachricht als Nächstes ansteht.
Bestätigung am Vortag, Protokoll am Tag danach, ein Zwischenstand nach zwei Wochen: Sie beschreiben den Ablauf ein einziges Mal, Roona richtet ihn ein und wiederholt ihn bei jedem neuen Kunden, ohne dass Sie noch einmal daran denken müssen.
Der Ablauf stoppt. Sobald eine Antwort im Verlauf eingeht, hält Roona die noch geplanten Nachrichten zurück und sagt Ihnen Bescheid, mit der Nachricht des Kunden und dem passenden Vorgang. Danach übernehmen Sie: selbst antworten, sich einen Entwurf schreiben lassen oder später neu nachfassen, falls das Gespräch nicht weitergeht.
Sie sagen es in einem Satz, so wie einer Assistenz: „Stopp die Erinnerungen im Vorgang Duval.“ Alles Geplante verschwindet sofort. Sie können auch sämtliche Nachfassaktionen pausieren, solange Sie im Urlaub sind, oder nur eine einzige aussetzen und die anderen weiterlaufen lassen.
So groß, wie Sie es zulassen, und keinen Deut größer. Standardmäßig geht nichts ohne Ihre Freigabe hinaus: Sie lesen die Nachricht, ändern bei Bedarf ein Wort und schicken sie ab. Wenn ein Ablauf Sie irgendwann vollständig überzeugt, dürfen Sie ihn allein laufen lassen und das jederzeit wieder zurücknehmen.
Ja: Roona arbeitet in Ihren Office-Werkzeugen und in den gängigen geschäftlichen Postfächern. Die Nachrichten gehen von Ihrer Adresse aus, mit Ihrer Signatur, und liegen anschließend in Ihren gesendeten Elementen, als hätten Sie sie selbst geschrieben. Ihr Schriftverkehr bleibt verschlüsselt, in Europa gehostet, wird nie von einem Menschen gelesen und nie zum Training eines Modells verwendet.