Vous dites quoi relancer et quand : Roona rédige le message, le programme, l’envoie au bon moment et vous rend compte.
Un devis parti la semaine dernière, une facture arrivée à échéance, un rendez-vous que personne n’a confirmé : ces messages-là ne sont jamais difficiles à écrire, ils sont simplement difficiles à ne pas oublier. Roona s’en charge. Vous lui dites quoi relancer et à quel rythme, Roona rédige, programme, envoie et vous rend compte de ce qui a bougé. Chaque message s’appuie sur la mémoire de votre entreprise : le bon devis, le bon montant, la bonne échéance, la bonne personne, avec la source du dossier sous les yeux. Et vous gardez la main de bout en bout, puisque rien ne part sans votre accord tant que vous ne l’avez pas décidé autrement.
Vous demandez : Relance M. Martin dans cinq jours s’il n’a pas répondu à ma proposition.
Roona livre : La relance rédigée à votre ton, avec le rappel de ce que vous lui avez envoyé et la date, prête à valider ; elle part au jour dit et s’arrête si le client a répondu entre-temps.
Vous demandez : M. Perrin n’a pas renvoyé les documents signés : relance-le gentiment, puis plus fermement dans dix jours.
Roona livre : Deux messages préparés, le premier courtois, le second plus direct, programmés à dix jours d’écart, et vous êtes prévenu à chaque envoi.
Vous demandez : Confirme le rendez-vous de jeudi à Mme Aubry la veille, et envoie-lui le compte rendu le lendemain.
Roona livre : La confirmation programmée pour mercredi, le compte rendu préparé à partir de vos notes le vendredi, chacun soumis à votre validation avant de partir.
Vous demandez : Chaque lundi, envoie-moi la liste des mails de clients restés sans réponse depuis plus de trois jours.
Roona livre : Un message chaque lundi matin, avec les mails concernés, leur date et la réponse proposée pour chacun.
Vous demandez : Préviens les clients du chantier Perrin que les travaux commencent lundi.
Roona livre : Un message par client, adapté à chacun, soumis à votre validation en une fois, puis envoyés ensemble.
Vous envoyez une proposition, puis la semaine passe. Roona repère le devis sans retour, prépare une relance courte qui rappelle le montant, la date et ce qui était proposé, et vous la soumet. Un mot de vous et elle part.
Une échéance dépassée n’a pas besoin d’un message sec. Roona écrit la relance de paiement à votre ton, avec le numéro de facture, le montant restant et le lien vers le document, puis prévoit un deuxième envoi si le silence continue.
Confirmation la veille, compte rendu le lendemain, point d’étape à quinze jours : vous décrivez la suite une fois, Roona la met en place et la répète pour chaque nouveau client, sans que vous ayez à y penser.
La série s’arrête. Dès qu’une réponse arrive sur le fil, Roona suspend les envois prévus et vous prévient, avec le message du client et le dossier concerné. Vous reprenez la main : répondre vous-même, lui demander un projet de réponse, ou relancer plus tard si la conversation n’aboutit pas.
Vous le lui dites, en une phrase, comme à un assistant : « arrête les relances sur le dossier Duval ». Tout ce qui était programmé disparaît immédiatement. Vous pouvez aussi mettre en pause l’ensemble de vos relances pendant vos congés, ou n’en suspendre qu’une seule et laisser les autres suivre leur cours.
Celui que vous acceptez, et pas un de plus. Par défaut, rien ne part sans votre validation : vous lisez le message, vous corrigez un mot si besoin, vous envoyez. Le jour où une série vous convient vraiment, vous pouvez l’autoriser à partir seule, et revenir en arrière quand vous voulez.
Oui : Roona travaille dans vos outils Office et vos messageries professionnelles courantes. Les messages partent de votre adresse, avec votre signature, et se retrouvent dans vos éléments envoyés comme si vous les aviez écrits vous-même. Vos échanges restent chiffrés, hébergés en Europe, jamais lus par un humain et jamais utilisés pour entraîner un modèle.