Diz o que é preciso relembrar e quando: Roona escreve a mensagem, agenda-a, envia-a no momento certo e dá-lhe conta de tudo.
Um orçamento enviado na semana passada, uma fatura que passou o prazo sem ninguém dar por isso, uma reunião que ninguém confirmou: estas mensagens nunca são difíceis de escrever, são apenas difíceis de lembrar. Roona trata delas. Diz-lhe o que é preciso relembrar e com que ritmo, e Roona escreve, agenda, envia e dá-lhe conta do que se mexeu. Cada mensagem apoia-se na memória da sua empresa, por isso traz o orçamento certo, o valor certo, o prazo certo e a pessoa certa, citando o documento de onde vem. E o comando é seu do princípio ao fim: sem o seu aval não sai nada, enquanto não decidir o contrário.
Envia uma proposta e a semana passa. Roona deteta o orçamento sem resposta, prepara um lembrete curto que recorda o valor, a data e o que estava proposto, e coloca-o à sua frente. Uma palavra sua e segue.
Um prazo ultrapassado não precisa de uma mensagem seca. Roona escreve o lembrete de pagamento no seu tom, com o número da fatura, o valor em aberto e a ligação para o documento, e prevê um segundo envio se o silêncio continuar.
Confirmação na véspera, resumo no dia seguinte, ponto de situação ao fim de quinze dias: descreve a sequência uma vez, Roona monta-a e repete-a com cada novo cliente, sem que tenha de voltar a pensar nisso.
A sequência para. Assim que chega uma resposta ao fio da conversa, Roona retém as mensagens ainda agendadas e envia-lhe um aviso, com a mensagem do cliente e o processo a que pertence. A partir daí, decide: responder por si próprio, pedir-lhe um rascunho ou agendar um novo lembrete mais tarde.
Diz-lhe numa frase, como diria a uma assistente: «para os lembretes do processo Duval». Tudo o que estava agendado desaparece de imediato. Também pode colocar todos os seus seguimentos em pausa enquanto está de férias, ou suspender apenas um e deixar os restantes seguir o seu curso.
Apenas o que aceitar, e nem um pouco mais. Por predefinição não sai nada sem a sua validação: lê a mensagem, muda uma palavra se quiser, envia. No dia em que uma sequência o convencer por completo, pode deixá-la seguir sozinha, e voltar atrás quando entender.
Sim: Roona trabalha dentro das suas ferramentas Office e das caixas de correio profissionais mais comuns. As mensagens saem do seu endereço, com a sua assinatura, e ficam nos itens enviados como se as tivesse escrito. As suas trocas continuam cifradas, alojadas na Europa, nunca lidas por uma pessoa e nunca usadas para treinar um modelo.