Een paneel naast het bericht dat u leest. Roona schrijft het antwoord, de herinnering of het concept, in de toon en de lengte die u kiest, en houdt daar op: u bent degene die op Verzenden klikt.
Het risico van een AI voor e-mail ziet iedereen: dat er iets in uw plaats vertrekt. Roona doet dat niet, maar leest het bericht dat in Outlook openstaat, vraagt u in één regel wat u wilt antwoorden, en bereidt de tekst voor in het paneel. U kiest de toon, hartelijk of stellig, de lengte, de taal, en of het antwoord op uw documenten moet steunen om de juiste termijn of het juiste tarief te noemen. U corrigeert ter plekke, en dan opent u het in een echt antwoordvenster van Outlook, al ingevuld. De klik op Verzenden is de uwe. Antwoorden, opvolgen, afwijzen, een afspraak bevestigen: dezelfde handeling voor alles, en alles steunt op het geopende bericht, niet op uw hele mailbox. Tussen twee antwoorden door bergt hetzelfde paneel de gesprekken die ertoe doen op in uw bedrijfsgeheugen: een aanvaarde offerte, een klacht, een akkoord per e-mail. De volgende antwoorden steunen daarop.
U vraagt: Antwoord de heer Bakker: zijn offerte is klaar, ik stuur die als bijlage mee, beschikbaar om die te bespreken.
Roona levert: Een volledig en hartelijk antwoord, met het bedrag overgenomen uit de offerte als die in uw bedrijfsgeheugen zit, geopend in een Outlook-venster. De slotformule staat er, de toon is de uwe. U voegt het bestand toe, u verstuurt.
U vraagt: Beleefde herinnering voor factuur 2026-031, al twee weken vervallen.
Roona levert: Een hoffelijk bericht dat de factuur, de datum en het bedrag in herinnering brengt, aanbiedt het document opnieuw te sturen en eindigt met een eenvoudige vraag. Stellige toon als u dat vraagt.
U vraagt: Wijs de uitnodiging voor de beurs vriendelijk af, en stel een afspraak in oktober voor.
Roona levert: Een beleefde afwijzing, een bedankje, twee voorgestelde momenten. De toon blijft warm: u wijst de uitnodiging af, niet de relatie. U past de datums aan en u verstuurt.
U vraagt: Antwoord deze leverancier in het Engels: we bevestigen de bestelling, levering voor de 20e.
Roona levert: Het antwoord wordt in het Engels geschreven op basis van uw instructie in het Nederlands, kort en precies, klaar om na te lezen in Outlook. U kiest de lengte: drie regels volstaan vaak.
U vraagt: Allen beantwoorden: de bouwvergadering verschuift naar donderdag 9 uur, zelfde adres.
Roona levert: Een antwoord aan alle geadresseerden van de thread, drie regels, het tijdstip duidelijk in beeld. U controleert de lijst met geadresseerden voordat u verstuurt.
U vraagt: Berg deze e-mail en de bijlagen op in het geheugen van het project Peeters.
Roona levert: Het bericht en de bestanden worden in uw browser versleuteld en opgeborgen in de ruimte Peeters van uw bedrijfsgeheugen. Het paneel toont de kosten in credits voordat het begint, en Roona kan daarna antwoorden met verwijzing naar deze e-mail.
U vraagt: Een klant vraagt naar onze garantietermijn, antwoord hem met onze voorwaarden.
Roona levert: Roona zoekt de termijn op in uw algemene voorwaarden die in uw geheugen zitten, schrijft het antwoord en noemt het document waar de informatie vandaan komt. U leest na, u verstuurt.
U vraagt: Antwoord deze offerteaanvraag: we kunnen in de week van de 6e langskomen, ik kom dinsdag opmeten.
Roona levert: Een antwoord dat de beschikbaarheid bevestigt, het moment van het opmeten voorstelt en het precieze adres van de bouwplaats vraagt. U leest na, u verstuurt.
‘Zeg hem ja voor donderdag, maar niet voor 14 uur.’ Roona leest het ontvangen bericht en schrijft het volledige antwoord, met de slotformule. Het onderwerp en de context van het bericht worden overgenomen, in uw eigen woorden. Beantwoorden of allen beantwoorden: u kiest.
Hartelijk, neutraal of stellig. Twee regels of een uitgebreid antwoord. In het Nederlands, of in de taal van uw correspondent. De instellingen blijven van bericht tot bericht bewaard, u stelt ze niet elke keer opnieuw in.
Een offerte al tien dagen zonder antwoord, een vervallen factuur, een beloofd document dat niet aankomt: open het oorspronkelijke bericht en vraag een beleefde herinnering. Roona brengt de context in herinnering, blijft hoffelijk en stelt een duidelijk vervolg voor. Een derde herinnering mag stelliger zijn, zonder ooit kortaf te worden.
Vraag om op uw documenten te steunen: het antwoord neemt de termijn uit uw algemene voorwaarden over, het tarief uit uw prijslijst, de referentie van de verzonden offerte, zoals u ze in uw bedrijfsgeheugen hebt gezet, en noemt het document waar de informatie vandaan komt. Geen vaag antwoord wanneer het echte antwoord in uw documenten staat.
Het concept blijft in het paneel, en daarna in een antwoordvenster van Outlook dat u zelf opent. Geen enkel bericht vertrekt zonder uw klik. Een concept is gekoppeld aan het geopende bericht: u handelt het af, u gaat naar het volgende. Roona sorteert uw mailbox niet, verplaatst niets en verwijdert niets.
Een geopende e-mail, of meerdere in één beweging aangevinkt, gaan naar de ruimte van uw keuze in uw bedrijfsgeheugen, bijlagen inbegrepen. De inhoud wordt in uw browser versleuteld voordat hij vertrekt, en het paneel toont u de kosten in credits voordat het begint. Roona gebruikt ze daarna om te antwoorden met verwijzing naar het oorspronkelijke bericht.
Nee. Roona schrijft, u leest na, u verstuurt. Het concept wordt voorgesteld in het paneel, en daarna in een antwoordvenster van Outlook dat u zelf opent. Niets vertrekt zonder uw klik, en er wordt niets gesorteerd, verplaatst of verwijderd in uw mailbox. Een concept dat u niet in Outlook opent, gaat nergens heen.
Open het bericht, open het paneel, en zeg in één regel wat u wilt antwoorden: ‘akkoord, maar vraag een voorschot van 30 %’. Kies de toon en de lengte, klik op Genereren. De tekst wordt in het paneel geschreven; u past hem aan, en dan opent u hem in Outlook om te verzenden. Een eenvoudige opdracht verbruikt weinig credits.
Ja. Open het bericht dat onbeantwoord bleef, of uw eigen verzonden e-mail, en vraag een herinnering: Roona brengt het onderwerp, de context en de datum in herinnering, blijft hoffelijk en eindigt met een eenvoudige vraag. U kiest hoe stellig.
Het Outlook-paneel is gemaakt om antwoorden voor te bereiden. Voor een samenvatting van uw laatste berichten gaat u naar de RoonaWorks-app, zodra uw mailbox verbonden is: ‘vat mijn laatste tien e-mails samen met de te ondernemen acties’, en u krijgt de lijst.
In de taal die u kiest: de uwe, of die van uw correspondent. U ontvangt een e-mail in het Engels, u geeft uw instructie in het Nederlands, het antwoord komt eruit in het Engels. Handig met een buitenlandse leverancier of een klant op doorreis: u schrijft zoals altijd, Roona zorgt voor de taal.
De e-mail en de bijlagen komen in het geheugen van uw bedrijf terecht, naast uw contracten en uw offertes, in de ruimte die u kiest, persoonlijk of gedeeld met het team. Roona gebruikt ze daarna om te antwoorden met verwijzing naar het oorspronkelijke bericht. De inhoud wordt in uw browser versleuteld voordat hij wordt verzonden, en in Europa gehost.
Ja, in de tekst van het antwoord: ‘stel dinsdag of donderdagmiddag voor’, ‘verzet naar volgende week met excuses’. Roona schrijft het bericht; u bent degene die de afspraak in de agenda zet. Is uw agenda verbonden met Roona, dan kan de app de afspraak vanuit de chat aanmaken; het Outlook-paneel houdt het bij het bericht.
Nee. De toon, de lengte en de taal die u hebt gekozen, blijven van bericht tot bericht bewaard. U wijzigt ze wanneer een correspondent daarom vraagt: stelliger voor een derde herinnering, korter voor een ontvangstbevestiging.
Outlook voor bureaublad en Outlook op het web, met een mailbox die met Roona verbonden is. Het paneel is op beide hetzelfde. De installatiehandleiding begeleidt u, en geeft de te volgen stappen aan als de beheerder van uw bedrijf de invoegtoepassing moet toestaan.
Om een antwoord te schrijven, wordt de inhoud van het geopende bericht versleuteld doorgestuurd naar servers in Europa, en nooit gebruikt om een AI te trainen. Om een e-mail in uw geheugen op te bergen, wordt hij in uw browser versleuteld voordat hij vertrekt. Roona leest uw mailbox niet op de achtergrond: alleen het bericht dat u toont, komt in beeld.