Un volet à côté du message que vous lisez. Roona rédige la réponse, la relance ou le brouillon, au ton et à la longueur que vous choisissez, et s’arrête là : c’est vous qui cliquez sur Envoyer.
Le risque d’une IA mail, tout le monde le voit : qu’un message parte à votre place. Roona ne le fait pas. Le volet lit le message affiché dans Outlook, vous demande ce que vous voulez répondre, en une ligne, et prépare le texte. Vous choisissez le ton, cordial ou ferme, la longueur, la langue, et s’il faut s’appuyer sur vos documents pour citer le bon délai ou le bon tarif. Vous corrigez sur place, puis vous l’ouvrez dans une vraie fenêtre de réponse Outlook, déjà remplie. Le clic sur Envoyer est le vôtre. Répondre, relancer, décliner, confirmer un rendez-vous : le même geste pour tout, et tout part du message affiché, pas de toute votre boîte. Entre deux réponses, le même volet range dans votre mémoire d’entreprise les échanges qui comptent : un devis accepté, une réclamation, un accord par mail. Les réponses suivantes s’appuient dessus.
Vous demandez : Réponds à M. Bertrand : le compte rendu est prêt, je lui envoie en pièce jointe, disponible pour en parler jeudi.
Roona livre : Une réponse complète et cordiale, ouverte dans une fenêtre Outlook, avec le créneau proposé. La formule de politesse est là, le ton est le vôtre. Vous joignez le fichier, vous envoyez.
Vous demandez : Relance polie à Mme Aubry : nous attendons toujours sa réponse sur la date de la réunion.
Roona livre : Un message courtois qui rappelle la question posée et la date de votre premier mail, propose deux créneaux et termine par une question simple. Ton ferme si vous le demandez.
Vous demandez : Décline l’invitation au salon, gentiment, et propose un rendez-vous en octobre.
Roona livre : Un refus poli, un remerciement, deux créneaux proposés. Le ton reste chaleureux : on décline l’invitation, pas la relation. Vous ajustez les dates et vous envoyez.
Vous demandez : Réponds en anglais à ce fournisseur : on confirme la commande, livraison avant le 20.
Roona livre : La réponse est rédigée en anglais à partir de votre consigne en français, courte et précise, prête à relire dans Outlook. Vous choisissez la longueur : trois lignes suffisent souvent.
Vous demandez : Réponds à tous : la réunion de chantier passe à jeudi 9 h, même adresse.
Roona livre : Une réponse à tous les destinataires du fil, trois lignes, l’horaire en évidence. Vous vérifiez la liste des destinataires avant d’envoyer.
Vous demandez : Range ce mail et ses pièces jointes dans la mémoire du chantier Perrin.
Roona livre : Le message et ses fichiers sont chiffrés dans votre navigateur et rangés dans l’espace Perrin de votre mémoire d’entreprise. Le volet indique le coût en crédits avant de lancer, et Roona pourra ensuite répondre en citant ce mail.
Vous demandez : Un client demande notre délai de garantie, réponds-lui avec nos conditions.
Roona livre : Roona va chercher le délai dans vos conditions générales déposées dans votre mémoire, rédige la réponse et cite le document d’où vient l’information. Vous relisez, vous envoyez.
Vous demandez : Réponds à cette demande de rendez-vous : on peut passer la semaine du 6, je propose mardi matin.
Roona livre : Une réponse qui confirme la disponibilité, propose le créneau et demande l’adresse exacte. Vous relisez, vous envoyez.
« Dis-lui oui pour jeudi, mais pas avant 14 h. » Roona lit le message reçu et rédige la réponse complète, avec la formule de politesse. Le brouillon reprend l’objet et le contexte du message, avec vos mots à vous. Répondre, ou répondre à tous : vous choisissez.
Cordial, neutre ou ferme. Deux lignes ou une réponse détaillée. En français, ou dans la langue de votre correspondant. Les réglages restent d’un message à l’autre, vous ne les refaites pas à chaque fois.
Un devis sans réponse depuis dix jours, une facture échue, un document promis qui n’arrive pas : ouvrez le message d’origine et demandez une relance polie. La relance rappelle le contexte, reste courtoise, et propose une suite claire. Une troisième relance peut être plus ferme, sans jamais être sèche.
Demandez-lui de s’appuyer sur vos documents : la réponse reprend le délai de vos conditions générales, le tarif de votre grille, la référence du devis envoyé, tels que vous les avez déposés dans votre mémoire d’entreprise, et cite le document d’où vient l’information. Pas de réponse vague quand la vraie réponse est dans vos documents.
Le brouillon reste dans le volet, puis dans une fenêtre de réponse Outlook que vous ouvrez vous-même. Aucun message ne part sans votre clic. Un brouillon est lié au message ouvert : vous le traitez, vous passez au suivant. Roona ne trie pas votre boîte, ne déplace rien et ne supprime rien.
Un mail affiché, ou plusieurs cochés d’un geste, rejoignent l’espace de votre choix dans votre mémoire d’entreprise, pièces jointes comprises. Le contenu est chiffré dans votre navigateur avant de partir, et le volet vous indique le coût en crédits avant de lancer. Roona s’en sert ensuite pour répondre en citant le message d’origine.
Non. Roona rédige, vous relisez, vous envoyez. Le brouillon est proposé dans le volet, puis dans une fenêtre de réponse Outlook que vous ouvrez vous-même. Rien ne part sans votre clic, et rien n’est trié, déplacé ou supprimé dans votre boîte. Un brouillon que vous n’ouvrez pas dans Outlook ne part nulle part.
Ouvrez le message, ouvrez le volet, et dites en une ligne ce que vous voulez répondre : « accepte, mais demande un acompte de 30 % ». Choisissez le ton et la longueur, cliquez sur Générer. Le texte s’écrit dans le volet ; vous le modifiez, puis vous l’ouvrez dans Outlook pour l’envoyer. Une demande simple consomme peu de crédits.
Oui. Ouvrez le message resté sans réponse, ou votre propre mail envoyé, et demandez une relance : le message rappelle l’objet, le contexte et la date, reste courtois et termine par une question simple. Vous choisissez la fermeté.
Le volet Outlook est fait pour préparer des réponses. Pour un résumé de vos derniers échanges, c’est dans l’application RoonaWorks, une fois votre boîte connectée : « résume mes dix derniers mails avec les actions à faire », et la liste vous revient.
Dans celle que vous choisissez : la vôtre, ou celle de votre correspondant. Vous recevez un mail en anglais, vous donnez votre instruction en français, la réponse sort en anglais. Utile avec un fournisseur étranger ou un client de passage : vous écrivez comme d’habitude, Roona s’occupe de la langue.
Le mail et ses pièces jointes rejoignent la mémoire de votre entreprise, à côté de vos contrats et de vos devis, dans l’espace que vous choisissez, personnel ou partagé avec l’équipe. Roona s’en sert ensuite pour répondre en citant le message d’origine. Le contenu est chiffré dans votre navigateur avant d’être envoyé, et hébergé en Europe.
Oui, dans le texte de la réponse : « propose mardi ou jeudi après-midi », « décale à la semaine prochaine en s’excusant ». Roona rédige le message ; c’est vous qui inscrivez le rendez-vous dans l’agenda. Si votre agenda est connecté à Roona, l’application peut créer l’événement depuis le chat ; le volet Outlook, lui, s’en tient au message.
Non. Le ton, la longueur et la langue que vous avez choisis restent d’un message à l’autre. Vous les changez quand un correspondant le demande : plus ferme pour une troisième relance, plus court pour un accusé de réception.
Outlook de bureau et Outlook sur le web, avec une boîte connectée à Roona. Le volet est le même sur les deux. Le guide d’installation vous accompagne, et signale la marche à suivre si l’administrateur de votre entreprise doit autoriser le complément.
Pour rédiger une réponse, le contenu du message affiché est transmis, chiffré, vers des serveurs situés en Europe, et n’est jamais utilisé pour entraîner une intelligence artificielle. Pour ranger un mail dans votre mémoire, il est chiffré dans votre navigateur avant de partir. Roona ne lit pas votre boîte en arrière-plan, et ne voit que le message que vous lui montrez.