Un riquadro accanto al messaggio che state leggendo. Roona scrive la risposta, il sollecito o la bozza, nel tono e nella lunghezza che scegliete, e si ferma lì: siete voi a fare clic su Invia.
Il rischio di un’IA per le email lo vedono tutti: che mandi qualcosa al posto vostro. Roona non lo fa. Legge il messaggio visualizzato in Outlook, vi chiede cosa volete rispondere, in una riga, e prepara il testo nel riquadro. Scegliete il tono, cordiale o fermo, la lunghezza, la lingua, e se deve appoggiarsi ai vostri documenti per citare il termine giusto o la tariffa giusta. Correggete sul posto, poi la aprite in una vera finestra di risposta di Outlook, già compilata. Il clic su Invia è vostro. Rispondere, sollecitare, declinare, confermare un appuntamento: lo stesso gesto per tutto, e si basa sul messaggio visualizzato, non su tutta la vostra casella. Tra una risposta e l’altra, lo stesso riquadro archivia nella vostra memoria aziendale gli scambi che contano: un preventivo accettato, un reclamo, un accordo via email. Le risposte successive si appoggiano a quelli.
Voi chiedete: Rispondi al signor Ferrari: il suo preventivo è pronto, glielo mando in allegato, disponibile per parlarne.
Roona consegna: Una risposta completa e cordiale, con l’importo ripreso dal preventivo se questo è nella vostra memoria aziendale, aperta in una finestra di Outlook. La formula di chiusura c’è, il tono è il vostro. Allegate il file, inviate.
Voi chiedete: Sollecito garbato per la fattura 2026-031, scaduta da quindici giorni.
Roona consegna: Un messaggio cortese che ricorda la fattura, la data e l’importo, propone di rinviare il documento e chiude con una domanda semplice. Tono fermo se lo chiedete.
Voi chiedete: Declina l’invito alla fiera, con garbo, e proponi un incontro a ottobre.
Roona consegna: Un rifiuto educato, un ringraziamento, due date proposte. Il tono resta caloroso: si declina l’invito, non il rapporto. Sistemate le date e inviate.
Voi chiedete: Rispondi in inglese a questo fornitore: confermiamo l’ordine, consegna entro il 20.
Roona consegna: La risposta viene scritta in inglese a partire dalla vostra istruzione in italiano, breve e precisa, pronta da rileggere in Outlook. La lunghezza la scegliete voi: tre righe spesso bastano.
Voi chiedete: Rispondi a tutti: la riunione di cantiere passa a giovedì alle 9, stesso indirizzo.
Roona consegna: Una risposta a tutti i destinatari della conversazione, tre righe, l’orario in evidenza. Verificate l’elenco dei destinatari prima di inviare.
Voi chiedete: Archivia questa email e i suoi allegati nella memoria del cantiere Bianchi.
Roona consegna: Il messaggio e i suoi file vengono cifrati nel browser e archiviati nello spazio Bianchi della vostra memoria aziendale. Il riquadro indica il costo in crediti prima di avviare, e Roona potrà poi rispondere citando questa email.
Voi chiedete: Un cliente chiede la durata della nostra garanzia, rispondigli con le nostre condizioni.
Roona consegna: Roona va a cercare la durata nelle vostre condizioni generali caricate nella memoria, scrive la risposta e cita il documento da cui viene l’informazione. Rileggete, inviate.
Voi chiedete: Rispondi a questa richiesta di preventivo: possiamo intervenire la settimana del 6, passo martedì per il sopralluogo.
Roona consegna: Una risposta che conferma la disponibilità, propone la data del sopralluogo e chiede l’indirizzo esatto del cantiere. Rileggete, inviate.
«Digli di sì per giovedì, ma non prima delle 14.» Roona legge il messaggio ricevuto e scrive la risposta completa, con la formula di chiusura. Riprende l’oggetto e il contesto del messaggio, con le vostre parole. Rispondi, o rispondi a tutti: scegliete voi.
Cordiale, neutro o fermo. Due righe o una risposta dettagliata. In italiano, o nella lingua del vostro interlocutore. Le impostazioni restano da un messaggio all’altro, non le rifate ogni volta.
Un preventivo senza risposta da dieci giorni, una fattura scaduta, un documento promesso che non arriva: aprite il messaggio originale e chiedete un sollecito garbato. Ricorda il contesto, resta cortese, e propone un seguito chiaro, spesso una domanda semplice a cui rispondere. Un terzo sollecito può essere più fermo, senza mai essere brusco.
Chiedetele di appoggiarsi ai vostri documenti: la risposta riprende il termine di pagamento delle vostre condizioni generali, la tariffa del vostro listino, il riferimento del preventivo inviato, così come li avete caricati nella memoria aziendale, e cita il documento da cui viene l’informazione. Niente risposte vaghe quando la risposta vera è nei vostri documenti.
La bozza resta nel riquadro, poi in una finestra di risposta di Outlook che aprite voi stessi. Nessun messaggio parte senza il vostro clic. Una bozza è legata al messaggio aperto: lo gestite, poi passate al successivo. Roona non smista la vostra casella, non sposta nulla e non elimina nulla.
Un’email visualizzata, o più email spuntate con un gesto, raggiungono lo spazio che scegliete nella vostra memoria aziendale, allegati compresi. Il contenuto viene cifrato nel browser prima di partire, e il riquadro vi indica il costo in crediti prima di avviare. Roona se ne serve poi per rispondere citando il messaggio originale.
No. Scrive, voi rileggete, voi inviate. La bozza viene proposta nel riquadro, poi in una finestra di risposta di Outlook che aprite voi stessi. Niente parte senza il vostro clic, e niente viene smistato, spostato o eliminato nella vostra casella. Una bozza che non aprite in Outlook non va da nessuna parte.
Aprite il messaggio, aprite il riquadro, e dite in una riga cosa volete rispondere: «accetta, ma chiedi un acconto del 30 %». Scegliete tono e lunghezza, fate clic su Genera. Il testo si scrive nel riquadro; lo modificate, poi lo aprite in Outlook per inviarlo. Una richiesta semplice consuma pochi crediti.
Sì. Aprite il messaggio rimasto senza risposta, o la vostra stessa email inviata, e chiedete un sollecito: ricorda l’oggetto, il contesto e la data, resta cortese e chiude con una domanda semplice. La fermezza la scegliete voi.
Il riquadro di Outlook è fatto per preparare risposte. Per un riepilogo dei vostri ultimi scambi, si passa dall’applicazione RoonaWorks, una volta collegata la casella: «riassumi le mie ultime dieci email con le cose da fare», e vi restituisce l’elenco.
In quella che scegliete: la vostra, o quella del vostro interlocutore. Ricevete un’email in inglese, date l’istruzione in italiano, la risposta esce in inglese. Utile con un fornitore estero o un cliente di passaggio: scrivete come sempre, alla lingua pensa Roona.
L’email e i suoi allegati raggiungono la memoria della vostra azienda, accanto ai contratti e ai preventivi, nello spazio che scegliete, personale o condiviso con il team. Roona se ne serve poi per rispondere citando il messaggio originale. Il contenuto viene cifrato nel browser prima di essere inviato, ed è ospitato in Europa, nel rispetto del GDPR.
Sì, nel testo della risposta: «proponi martedì o giovedì pomeriggio», «sposta alla settimana prossima scusandoti». Scrive il messaggio; siete voi a segnare l’appuntamento in agenda. Se la vostra agenda è collegata a Roona, l’applicazione può creare l’evento dalla chat; il riquadro di Outlook, invece, si limita al messaggio.
No. Il tono, la lunghezza e la lingua che avete scelto restano da un messaggio all’altro. Li cambiate quando un interlocutore lo richiede: più fermo per un terzo sollecito, più corto per una conferma di ricezione.
Outlook desktop e Outlook sul web, con una casella collegata a Roona. Il riquadro è lo stesso su entrambi. La guida di installazione vi accompagna, e segnala la procedura da seguire se l’amministratore della vostra azienda deve autorizzare il componente aggiuntivo.
Per scrivere una risposta, il contenuto del messaggio visualizzato viene trasmesso, cifrato, verso server situati in Europa, e non viene mai usato per addestrare un’intelligenza artificiale, nel rispetto del GDPR. Per archiviare un’email nella vostra memoria, viene cifrata nel browser prima di partire. Roona non legge la vostra casella in sottofondo: vede solo il messaggio che le mostrate.