Ein Aufgabenbereich neben der Nachricht, die Sie gerade lesen. Roona schreibt die Antwort, die Erinnerung oder den Entwurf, im Ton und in der Länge, die Sie wählen, und hört dort auf: Auf Senden klicken Sie.
Das Risiko einer KI im Postfach sieht jeder: dass sie etwas an Ihrer Stelle verschickt. Roona tut das nicht, sondern liest die in Outlook angezeigte Nachricht, fragt Sie in einer Zeile, was Sie antworten möchten, und bereitet den Text im Aufgabenbereich vor. Sie wählen den Ton, freundlich oder bestimmt, die Länge, die Sprache, und ob Ihre Dokumente als Grundlage dienen sollen, um die richtige Frist oder den richtigen Preis zu nennen. Sie korrigieren an Ort und Stelle und öffnen den Text dann in einem echten Outlook-Antwortfenster, bereits ausgefüllt. Der Klick auf Senden ist Ihrer. Antworten, nachfassen, absagen, einen Termin bestätigen: derselbe Handgriff für alles, und Roona stützt sich auf die angezeigte Nachricht, nicht auf Ihr ganzes Postfach. Zwischen zwei Antworten legt derselbe Aufgabenbereich die Schriftwechsel, auf die es ankommt, in Ihrem Unternehmensgedächtnis ab: ein angenommenes Angebot, eine Reklamation, eine Vereinbarung per E-Mail. Die nächsten Antworten bauen darauf auf.
Sie fragen: Antworte Herrn Bauer: Sein Angebot ist fertig, ich schicke es im Anhang, für ein Gespräch stehe ich zur Verfügung.
Roona liefert: Eine vollständige, freundliche Antwort, mit dem Betrag aus dem Angebot, wenn es in Ihrem Unternehmensgedächtnis liegt, geöffnet in einem Outlook-Fenster. Die Grußformel steht, der Ton ist Ihrer. Sie hängen die Datei an und senden.
Sie fragen: Höfliche Zahlungserinnerung für die Rechnung 2026-031, seit zwei Wochen überfällig.
Roona liefert: Eine freundliche Nachricht, die an die Rechnung, ihr Datum und ihren Betrag erinnert, anbietet, das Dokument erneut zu senden, und mit einer einfachen Frage endet. Bestimmter im Ton, wenn Sie es verlangen.
Sie fragen: Sag die Einladung zur Messe freundlich ab und schlag einen Termin im Oktober vor.
Roona liefert: Eine höfliche Absage, ein Dankeschön, zwei Terminvorschläge. Der Ton bleibt herzlich: Sie sagen die Einladung ab, nicht die Beziehung. Sie passen die Daten an und senden.
Sie fragen: Antworte diesem Lieferanten auf Englisch: Wir bestätigen die Bestellung, Lieferung bis zum 20.
Roona liefert: Die Antwort wird aus Ihrer deutschen Anweisung auf Englisch geschrieben, kurz und präzise, bereit zum Gegenlesen in Outlook. Die Länge wählen Sie: Drei Zeilen reichen oft.
Sie fragen: Allen antworten: Die Baubesprechung wird auf Donnerstag, 9 Uhr verlegt, gleiche Adresse.
Roona liefert: Eine Antwort an alle Empfänger des Verlaufs, drei Zeilen, die Uhrzeit hervorgehoben. Sie prüfen die Empfängerliste, bevor Sie senden.
Sie fragen: Leg diese E-Mail mit ihren Anhängen im Gedächtnis zum Bauvorhaben Huber ab.
Roona liefert: Die Nachricht und ihre Dateien werden in Ihrem Browser verschlüsselt und im Bereich Huber Ihres Unternehmensgedächtnisses abgelegt. Der Aufgabenbereich zeigt die Kosten in Credits, bevor er startet, und Roona kann diese E-Mail später beim Antworten zitieren.
Sie fragen: Ein Kunde fragt nach unserer Gewährleistungsfrist, antworte ihm mit unseren Bedingungen.
Roona liefert: Roona sucht die Frist in Ihren AGB, die in Ihrem Gedächtnis abgelegt sind, schreibt die Antwort und nennt das Dokument, aus dem die Information stammt. Sie lesen gegen, Sie senden.
Sie fragen: Antworte auf diese Angebotsanfrage: Wir können in der Woche vom 6. ausführen, ich komme am Dienstag zum Aufmaß vorbei.
Roona liefert: Eine Antwort, die die Verfügbarkeit bestätigt, den Termin für das Aufmaß vorschlägt und nach der genauen Adresse der Baustelle fragt. Sie lesen gegen, Sie senden.
„Sag ihm Ja für Donnerstag, aber nicht vor 14 Uhr.“ Roona liest die eingegangene Nachricht und schreibt die vollständige Antwort, Grußformel inklusive. Roona greift Betreff und Zusammenhang der Nachricht auf, mit Ihren eigenen Worten. Antworten oder allen antworten: Sie entscheiden.
Freundlich, neutral oder bestimmt. Zwei Zeilen oder eine ausführliche Antwort. Auf Deutsch oder in der Sprache Ihres Gegenübers. Die Einstellungen bleiben von einer Nachricht zur nächsten erhalten, Sie müssen sie nicht jedes Mal neu setzen.
Ein Angebot seit zehn Tagen ohne Antwort, eine überfällige Rechnung, ein versprochenes Dokument, das nicht kommt: Öffnen Sie die ursprüngliche Nachricht und bitten Sie um eine höfliche Erinnerung. Roona erinnert an den Zusammenhang, bleibt zuvorkommend und schlägt einen klaren nächsten Schritt vor. Eine dritte Erinnerung darf bestimmter ausfallen, ohne je schroff zu werden.
Bitten Sie Roona, sich auf Ihre Dokumente zu stützen: Die Antwort übernimmt die Frist aus Ihren AGB, den Preis aus Ihrer Preisliste, die Nummer des gesendeten Angebots, so wie Sie sie in Ihrem Unternehmensgedächtnis abgelegt haben, und nennt das Dokument, aus dem die Information stammt. Keine vage Antwort, wenn die richtige Antwort in Ihren Unterlagen steht.
Der Entwurf bleibt im Aufgabenbereich, dann in einem Outlook-Antwortfenster, das Sie selbst öffnen. Keine Nachricht geht ohne Ihren Klick hinaus. Ein Entwurf gehört zur geöffneten Nachricht: Sie erledigen sie und gehen zur nächsten. Roona sortiert Ihr Postfach nicht, verschiebt nichts und löscht nichts.
Eine angezeigte E-Mail, oder mehrere mit einem Handgriff angehakte, wandern in den Bereich Ihrer Wahl in Ihrem Unternehmensgedächtnis, Anhänge inklusive. Der Inhalt wird in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor er das Gerät verlässt, und der Aufgabenbereich zeigt Ihnen die Kosten in Credits, bevor er startet. Roona nutzt das anschließend, um beim Antworten die ursprüngliche Nachricht zu zitieren.
Nein. Roona schreibt, Sie lesen gegen, Sie senden. Der Entwurf wird im Aufgabenbereich vorgeschlagen, dann in einem Outlook-Antwortfenster, das Sie selbst öffnen. Nichts geht ohne Ihren Klick hinaus, und in Ihrem Postfach wird nichts sortiert, verschoben oder gelöscht. Ein Entwurf, den Sie nicht in Outlook öffnen, geht nirgendwohin.
Öffnen Sie die Nachricht, öffnen Sie den Aufgabenbereich und sagen Sie in einer Zeile, was Sie antworten möchten: „zusagen, aber eine Anzahlung von 30 % verlangen“. Wählen Sie Ton und Länge, klicken Sie auf Generieren. Der Text entsteht im Aufgabenbereich; Sie ändern ihn und öffnen ihn dann in Outlook, um ihn zu senden. Eine einfache Anfrage verbraucht wenige Credits.
Ja. Öffnen Sie die unbeantwortete Nachricht oder Ihre eigene gesendete E-Mail und bitten Sie um eine Erinnerung: Roona erinnert an Betreff, Zusammenhang und Datum, bleibt zuvorkommend und endet mit einer einfachen Frage. Wie bestimmt sie ausfällt, entscheiden Sie.
Der Outlook-Aufgabenbereich ist dafür gemacht, Antworten vorzubereiten. Für eine Zusammenfassung Ihrer letzten Schriftwechsel gibt es die RoonaWorks-App, sobald Ihr Postfach verbunden ist: „fasse meine letzten zehn E-Mails mit den offenen Aufgaben zusammen“, und Sie bekommen die Liste.
In der, die Sie wählen: in Ihrer oder in der Ihres Gegenübers. Sie bekommen eine E-Mail auf Englisch, geben Ihre Anweisung auf Deutsch, und die Antwort kommt auf Englisch heraus. Praktisch mit einem ausländischen Lieferanten oder einem Kunden auf der Durchreise: Sie schreiben wie gewohnt, Roona kümmert sich um die Sprache.
Die E-Mail und ihre Anhänge kommen in das Gedächtnis Ihres Unternehmens, neben Ihre Verträge und Angebote, in den Bereich, den Sie wählen, persönlich oder mit dem Team geteilt. Roona nutzt sie anschließend, um beim Antworten die ursprüngliche Nachricht zu zitieren. Der Inhalt wird in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor er versendet wird, und in Europa gehostet.
Ja, im Text der Antwort: „schlag Dienstag oder Donnerstagnachmittag vor“, „verschieb auf nächste Woche, mit Entschuldigung“. Roona schreibt die Nachricht; den Termin tragen Sie selbst in den Kalender ein. Ist Ihr Kalender mit Roona verbunden, kann die App den Termin aus dem Chat heraus anlegen; der Outlook-Aufgabenbereich beschränkt sich auf die Nachricht.
Nein. Ton, Länge und Sprache, die Sie gewählt haben, bleiben von einer Nachricht zur nächsten erhalten. Sie ändern sie, wenn ein Gegenüber es verlangt: bestimmter für eine dritte Erinnerung, kürzer für eine Empfangsbestätigung.
Outlook als Desktop-Programm und Outlook im Web, mit einem Postfach, das mit Roona verbunden ist. Der Aufgabenbereich ist auf beiden derselbe. Die Installationsanleitung begleitet Sie und zeigt, was zu tun ist, wenn der Administrator Ihres Unternehmens das Add-in freigeben muss.
Um eine Antwort zu schreiben, wird der Inhalt der angezeigten Nachricht verschlüsselt an Server in Europa übertragen und nie zum Training einer künstlichen Intelligenz verwendet, DSGVO-konform. Um eine E-Mail in Ihrem Gedächtnis abzulegen, wird sie in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie das Gerät verlässt. Roona liest Ihr Postfach nicht im Hintergrund und sieht nur die Nachricht, die Sie gerade geöffnet haben.