Una nota vocale diventa un verbale, una riunione diventa un elenco di decisioni, una dettatura diventa una mail pronta da inviare.
Non sempre ha le mani libere, né il tempo di sedersi davanti a una tastiera. Tra due appuntamenti, in cantiere, in auto ferma, lei parla e Roona scrive. Trascrive la sua voce, capisce di che cosa si tratta e dà forma al risultato: un verbale ordinato, una mail da mandare, un’attività da seguire, una scheda cliente da completare. Una riunione registrata, fino a due ore, diventa un elenco di decisioni con chi ha detto che cosa e con ciò che resta da fare. Ogni testo prodotto entra nella memoria della sua azienda, accanto ai contratti e ai preventivi, e torna nelle risposte successive citando la fonte.
Avvia la registrazione all’inizio dell’incontro con il cliente e se ne dimentica. Alla fine Roona le consegna un verbale leggibile: il contesto, le decisioni prese, i punti rimasti aperti e le azioni con il nome di chi se ne occupa.
Esce da un appuntamento e detta trenta secondi. Roona ne ricava un rapporto di visita, lo archivia nella scheda del cliente e prepara la mail di sollecito, che lei rilegge e invia a fine giornata. Nulla si perde per strada.
Descrive a voce il preventivo da preparare. Roona riprende i suoi listini e le sue condizioni dalla memoria dell’azienda, redige il documento in Word o Excel e glielo restituisce pronto da rileggere, senza partire da una pagina bianca.
Roona ascolta e scrive nelle lingue del sito: italiano, francese, inglese, spagnolo, tedesco, olandese e portoghese. Può dettare in una lingua e chiedere il verbale in un’altra, comodo quando la riunione si è svolta in inglese e il team la legge in italiano.
In cantiere o al bar la trascrizione resta utilizzabile: Roona si appoggia al senso della frase per ricostruire le parole sentite a metà. Un microfono a clip, o semplicemente il telefono tenuto più vicino, migliora molto il risultato. I passaggi incerti vengono segnalati, così li controlla con un colpo d’occhio.
Sono cifrate e ospitate in Europa. Non vengono mai usate per addestrare un modello e non vengono mai ascoltate da una persona. Il controllo resta suo: può tenere l’audio finché verifica la trascrizione, poi cancellarlo e conservare solo il verbale nella memoria della sua azienda.
Sì. Il testo resta modificabile riga per riga e la correzione si può chiedere anche a voce o per iscritto: rinominare un partecipante, sistemare il nome di un’azienda, correggere un importo. Una volta corretta, la versione che entra nella memoria dell’azienda è la sua, non la prima proposta.