L’IA pour la fonction RH, sans service RH

· 4 min

Pas besoin d’un service dédié pour professionnaliser ses recrutements : un assistant comme ChatGPT, Claude ou Gemini rédige une annonce, construit une grille d’entretien et prépare l’arrivée d’une nouvelle recrue en quelques minutes. Le gain de temps est réel pour une petite structure, à une condition ferme : ne jamais confier à la machine le tri des candidatures, un usage classé à haut risque par le règlement européen sur l’IA.

Rédiger annonces et fiches de poste

Dans une entreprise de cinq ou dix personnes, c’est souvent le dirigeant qui recrute, entre deux devis et une relance client. La fiche de poste passe alors à la trappe, alors qu’elle conditionne tout le reste. Décrivez à l’assistant le métier, les missions concrètes, les outils utilisés et le niveau d’autonomie attendu : vous obtenez en une minute un document structuré, qu’il ne reste qu’à corriger avec votre connaissance du terrain.

Pour l’annonce, demandez ensuite une version adaptée au canal de diffusion, car on n’écrit pas de la même façon pour France Travail, Indeed ou LinkedIn. Faites aussi relire le texte par l’IA en lui demandant de signaler toute formulation qui pourrait être perçue comme discriminatoire : mention d’âge, tournure genrée, exigence sans lien avec le poste. La loi encadre strictement le contenu des offres d’emploi, et la relecture finale reste la vôtre.

Préparer les entretiens

Les études sur le recrutement convergent : un entretien structuré, où tous les candidats répondent aux mêmes questions, prédit mieux la réussite en poste qu’une conversation improvisée. C’est exactement ce qu’un assistant sait préparer. Donnez-lui la fiche de poste et demandez une grille d’une dizaine de questions, avec pour chacune ce qu’une bonne réponse devrait contenir.

Privilégiez les mises en situation tirées de votre quotidien : un client mécontent, une commande en retard, une caisse qui ne tombe pas juste. L’IA en génère à la demande, calibrées sur votre secteur. Un garde-fou tout de même : évitez de coller le CV d’un candidat dans un outil grand public, car il contient des données personnelles. Résumez le parcours en quelques lignes anonymes, cela suffit largement pour préparer vos questions.

Réussir un onboarding avec l’IA

L’intégration d’une nouvelle recrue, ce fameux onboarding, est le parent pauvre des petites structures : on improvise, et le nouveau venu passe sa première semaine à deviner comment tout fonctionne. L’assistant peut transformer vos habitudes orales en documents écrits. Décrivez-lui le déroulé idéal d’une première journée : il en tire un planning, la liste de ce qu’il faut préparer avant l’arrivée et un message de bienvenue.

Allez plus loin en lui faisant rédiger un livret d’accueil à partir de vos documents existants, ou un plan de montée en compétences sur les trois premiers mois. Chaque étape mise par écrit est une question que la recrue n’aura pas à poser, et un signal que son arrivée a été préparée. Pour donner envie de rester, ce soin compte presque autant que le salaire.

La ligne rouge : le tri automatisé de CV

Le règlement européen sur l’intelligence artificielle, entré en vigueur en 2024, classe parmi les usages à haut risque les systèmes qui trient, filtrent ou évaluent des candidatures. Ce classement entraîne des obligations lourdes : supervision humaine, transparence, information des personnes concernées. Autrement dit, brancher une IA pour écarter des CV n’est pas une astuce de productivité, c’est un terrain juridique exigeant, pensé pour des acteurs bien plus outillés qu’une TPE.

Le RGPD ajoute sa propre limite : une décision entièrement automatisée qui affecte significativement une personne, comme le rejet d’une candidature, est très strictement encadrée. Pour une petite entreprise, la règle pratique tient en une phrase : l’IA prépare, l’humain décide. Chaque CV mérite un regard humain et chaque refus doit pouvoir être expliqué par quelqu’un. Pour approfondir, la CNIL publie des repères sur l’IA et le recrutement ; pour une situation précise, un avocat en droit social reste le bon interlocuteur.

Les prompts RH prêts à l’emploi

Un prompt, c’est simplement la consigne écrite que vous donnez à l’assistant. Plus elle contient de contexte, plus la réponse est utilisable telle quelle. Pour une fiche de poste, essayez : « Rédige une fiche de poste pour un assistant administratif polyvalent dans une entreprise de bâtiment de huit salariés. Missions : devis, factures, appels clients, suivi des chantiers. Ton sobre, sans jargon. »

Pour l’entretien : « Voici la fiche de poste. Propose dix questions d’entretien structuré, dont quatre mises en situation, et indique pour chacune ce qu’une bonne réponse contient. » Pour l’intégration : « Construis le programme de la première semaine d’un vendeur dans ma boutique, avec un objectif simple par jour. » Adaptez ces modèles à votre réalité, testez, puis conservez les meilleures versions dans un document : votre boîte à outils RH se construira ainsi, recrutement après recrutement.