Sauvegarder les données de votre entreprise : trois copies et un test par an
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Un ordinateur qui ne s’allume plus, et ce sont dix ans de factures, de devis et de photos qui disparaissent. Ce drame est presque toujours évitable. La méthode tient en trois copies et un test par an.
Le lundi matin où tout a disparu
Un menuisier arrive à l’atelier un lundi matin. L’ordinateur affiche un écran noir. Dedans : les devis en cours, les factures de l’année, les photos de chantier, le fichier clients. Le réparateur est formel, le disque est mort. Récupération possible en laboratoire spécialisé, plusieurs centaines d’euros, sans aucune garantie de résultat.
Cette scène se répète chaque semaine quelque part en France. Panne, vol, incendie, mauvaise manipulation, ou rançongiciel qui chiffre tout et réclame de l’argent. Le point commun de toutes ces histoires : une seule copie des données, au même endroit. La sauvegarde n’est pas un sujet de technicien. C’est un sujet de survie de l’entreprise.
La règle des trois copies, dont une ailleurs
Retenez une seule règle : trois copies de vos données, sur deux supports différents, dont une en dehors de vos murs. Exemple concret : vos fichiers sur l’ordinateur, une copie sur un disque externe, une troisième dans un service en ligne. Si le bureau brûle ou est cambriolé, la copie distante survit.
Cette règle a un nom chez les informaticiens, peu importe lequel. Ce qui compte, c’est le principe : jamais toutes les copies au même endroit, jamais toutes sur le même type de support. Un disque externe rangé dans le tiroir juste sous l’ordinateur ne protège ni du feu, ni de l’inondation, ni du voleur.
Le disque dur unique, ce faux ami
« J’ai un disque externe, je suis tranquille. » C’est le faux sentiment de sécurité le plus répandu. Un disque branché en permanence subit les mêmes risques que l’ordinateur : surtension, vol, rançongiciel. Et un disque qui dort dans un tiroir vieillit : au bout de quelques années, il peut refuser de démarrer précisément le jour où vous en avez besoin.
Autre piège : la copie faite « de temps en temps ». Si votre dernière sauvegarde date de huit mois, vous avez huit mois de factures à reconstituer. Une sauvegarde utile est automatique. Celle qui repose sur votre mémoire finira par être oubliée, justement dans les périodes de bourre où les données changent le plus.
Le cloud jamais vérifié n’est pas une sauvegarde
« Tout est dans le cloud. » Vraiment ? Les services comme Google Drive ou OneDrive synchronisent vos fichiers, ils ne les sauvegardent pas au sens strict. Si vous supprimez un dossier par erreur, la suppression se propage partout. Si un rançongiciel chiffre vos fichiers, les versions chiffrées remplacent aussi les bonnes en ligne.
Ces services gardent souvent des versions antérieures et une corbeille, ce qui sauve la mise dans bien des cas. Encore faut-il vérifier deux choses : que les bons dossiers sont réellement synchronisés (le fameux dossier « Compta » resté sur le bureau, hors de portée), et que vous savez restaurer une version précédente. Pour les données sensibles, privilégiez un hébergement en Europe, soumis au RGPD.
Quoi sauvegarder en priorité quand on ne peut pas tout faire
Commencez par ce qui est irremplaçable ou exigé par la loi : factures et pièces comptables, devis et contrats, fichier clients, photos de chantiers ou de créations, mots de passe (dans un gestionnaire dédié plutôt que dans un carnet). Les logiciels se réinstallent en une soirée. Les données, elles, ne se réinventent pas.
Pensez aussi aux données qui ne vivent pas sur votre ordinateur : la boutique en ligne, la messagerie, le logiciel de facturation. Renseignez-vous sur ce que chaque prestataire sauvegarde pour vous, et exportez régulièrement ce qui vous appartient : liste de clients, catalogue, écritures comptables. Un export par trimestre suffit souvent à dormir tranquille.
Le test annuel qui évite le drame
Une sauvegarde jamais testée est une promesse, pas une protection. Une fois par an, à date fixe (le premier lundi de janvier, par exemple), faites l’exercice : choisissez trois fichiers au hasard et restaurez-les réellement, depuis le disque externe et depuis le service en ligne. Chronométrez. Vous saurez si vos copies fonctionnent, et combien de temps prendrait une vraie récupération.
Ce test révèle presque toujours une surprise : un disque plein depuis des mois, un dossier oublié, un mot de passe perdu. Mieux vaut la découvrir un lundi calme qu’au lendemain d’un cambriolage. Le menuisier du début a fini par récupérer une partie de ses fichiers, plusieurs centaines d’euros plus tard. Il fait désormais ses trois copies. Vous pouvez l’imiter dès cette semaine, pour bien moins cher.